CÓMO REALIZAR EL CONTROL DE COSTES EN LA PEQUEÑA EMPRESA CONSTRUCTORA. INTRODUCCIÓN.

1.     DEFINICIÓN.

2.     IMPORTANCIA DEL CONTROL DE COSTES EN LA PEQUEÑA EMPRESA CONSTRUCTORA.

3.     CONTABILIDAD Y COSTES.

4.     PROPUESTA DE ESTRUCTURA PARA EL CONTROL DE COSTES.

5.     RESULTADOS DE LA EMPRESA.

1.     DEFINICIÓN.

Parece evidente que todo el mundo conoce lo que son los costes (o costos), dentro de cualquier empresa; es evidente que son todos los insumos necesarios para crear un producto nuevo, objeto de venta para el cliente. Sin embargo quiero hacer aquí un pequeño distingo con la expresión “gastos”, es decir, qué diferencia considero que existe entre costes y gastos.

Transporte de cemento

                Podríamos decir que los gastos son aquellas partidas de coste menores, es decir, no insumos principales en el proceso productivo, pero que deben ser controladas, hasta cierto nivel, de tal manera que su crecimiento no sea excesivo. Vamos a suponer como ejemplo, la fotocopiadora de una oficina de una constructora. Evidentemente se trata de un coste menor, el cual consideraríamos como gasto, cuyo control ha de llegar hasta el límite de que el coste de controlarlo sea menor que el coste de lo que queremos controlar, es decir, si destinamos a un administrativo exclusivamente a esta tarea es algo evidentemente absurdo.

2.     IMPORTANCIA DEL CONTROL DE COSTES EN LA PEQUEÑA EMPRESA CONSTRUCTORA.

La importancia del control de los costes en la pequeña empresa constructora es vital, dada la gran competencia con la que trabaja habitualmente, de tal forma que el gerente debería tener una información puntual y precisa de los costes en cada obra que realiza para  las siguientes funciones inmediatas:

· Comparando dichos costes con los ingresos obtener la rentabilidad de la empresa. Esta es la primera, de forma obvia y, por supuesto, la más importante 
· Tener una información clara de los resultados previsibles en la obra, de tal forma que se puedan tomar decisiones tales como:

o  Cambiar al responsable si ve que los resultados no son buenos

o  Cambiar algún proceso productivo por el mismo motivo.

o  Si los resultados son buenos podría conceder al cliente, de forma gratuita, alguna solicitud extraordinaria no contemplada en el contrato inicial

o  Al tener información de todas las obras simultáneamente, tiene una información inmediata del estado de la empresa, ya que se puede dar la circunstancia de que el resultado de las distintas obras sea dispar, es decir, unas ganen mucho, otras apenas cubran los costes, mientras que otra pierdan, por distintos motivos. Lo importante es que el balance de la empresa sea siempre de ganancia.

· Tener unos datos válidos y fiables para futuras ofertas. En este caso se trata de tener una historia o experiencia de la empresa, de tal forma que se puedan realizar las siguientes ofertas de una forma más precisa, teniendo más elementos para tomar decisiones.

· Tomar decisiones en cuanto a maquinaria e instalaciones. Dependiendo del tamaño de la empresa puede ser que disponga también de maquinaria o instalaciones. Es de gran importancia tener una información fiable sobre los costes de las mismas, para poder decidir con argumentos sólidos:

o  Si la maquinaria y las instalaciones son rentables para la empresa o cuales de ellas lo son. En ciertos casos puede ser más rentable el alquiler o la subcontratación

o  Futuras compras o inversiones en maquinaria o instalaciones

¿Cúal será la carga del semirremolque?

o  Remplazo de alguna de ellas por haber cumplido su vida útil o estar amortizadas.

· Tomar decisiones en cuanto a la efectividad de la estructura central. Es decir, ver si los gastos generales o de estructura son adecuados a las ventas y resultados de la empresa

3.     CONTABILIDAD Y COSTES.

Es muy importante tener en cuenta las relaciones entre costes y contabilidad, ya que alguien puede pensar que con un buen sistema de la segunda es suficiente. Evidentemente una contabilidad bien llevada siempre es necesaria, en primer lugar por imperativo legal y en segundo para que, en cualquier momento se tenga una información de las pérdidas y ganancias de la empresa, sin embargo, en el caso de la construcción no es suficiente. En efecto, en nuestra contabilidad, a lo largo de un año o en cualquier periodo, podemos saber lo que la empresa está gastando en materiales, mano de obra, etc., en todas sus obras, no en cada una de ellas en particular y, de esta forma, no se pueden tomar decisiones. En efecto, puede haber obras que con mucho más gasto en mano de obra son más rentables que otras en las que la presencia de mano de obra es menor por tener más maquinaria, pero ésta está empleada ineficientemente, o no es la maquinaria adecuada.

Dos criterios muy importantes en las relaciones entre la contabilidad y el control de costes y que desarrollaremos en otros artículos son los siguientes:

· La contabilidad debe cuadrar siempre con los costes. Es decir, los resultados de los dos sistemas han de coincidir siempre

· Lo óptimo es que los datos se introduzcan en el sistema una sola vez. Es decir, hay que intentar que facturas, control de nóminas, insumos en general y, por supuesto, las ventas, se introduzcan una sola vez en el sistema de control, y no hacerlo dos veces, una para el control de costes y otra para la contabilidad.

4.     PROPUESTA DE ESTRUCTURA PARA EL CONTROL DE COSTES.

Cualquier estructura que se plantee para el control de costes en una empresa constructora puede ser válida si cumple con sus objetivos. A modo de ejemplo se ha mostrado un primer esquema elemental, el cual puede ser válido para la mayoría de las empresas.
Como se puede ver se ha esquematizado el control de costes en tres áreas:

• Gastos Generales - Costes de estructura
• Obras
• Maquinaria e instalaciones

 En futuros artículos se irán estudiando cada uno de ellos.

5.     RESULTADOS DE LA EMPRESA.

 Si a los los ingresos que han tenidocada una de las actividades les contraponemos los costes, obtenemos, primero, el resultado de cada área y, después, el resultado final de la empresa

AREA		RESULTADOS
GASTOS GENERALES	Ingresos - Costes	RESULTADO 1
OBRAS	Ingresos - Costes	RESULTADO 2
MAQUINARIA E INSTALACIONES	Ingresos - Costes	RESULTADO 3
		RESULTADO FINAL

       En una primera lectura le podrá parecer extraño al lector que el área de gastos generales pueda tener ingresos propiamente dichos, es decir, por ventas y no por cargos internos. Más adelante veremos que esto puede ser así, sirva de ejemplo los ingresos financieros