CÓMO REALIZAR EL CONTROL DE COSTES EN OBRAS DE CONSTRUCCIÓN. PARTE III

8.     INGRESOS DE UNA OBRA. OBRA EJECUTADA, PROVISIONES DE OBRA. FACTURACIÓN.

9.     MOMENTO DE ANOTAR LOS COSTES. ALBARANES.

10.     COSTE DE LOS INTERESES DE FINANCIACIÓN.

11.     PROGRAMAS INFORMÁTICOS DE CONTROL DE OBRA.

 

8.     INGRESOS DE UNA OBRA. OBRA EJECUTADA, PROVISIONES DE OBRA. FACTURACIÓN.

Todo lo que se ha mencionado  hasta ahora ha correspondido al control de los gastos, sin embargo vamos a hablar ahora de la manera de anotar correctamente los ingresos en las obras de construcción, ya que los mismos tienen ciertas particularidades que los hacen diferentes de los ingresos de otros tipos de negocios.

El problema que suelen aparecer es de anotar correctamente la producción, independientemente de su cobro, para tener una idea exacta, tanto de la situación de la obra como de la empresa en cada momento. Generalmente se nos suelen presentar las siguientes situaciones:

·        Se recibe un anticipo por parte del cliente. Se trata de una anotación exclusiva de contabilidad y no de la obra. Se anotaría en las cuentas de anticipos de clientes, por ejemplo cuentas de la serie 438, “Anticipos de clientes”.

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·        Se realiza más o menos obra en el mes que la que realmente se certifica o factura. Este es un caso habitual en las obras con las Administraciones Públicas, en la que se pueden dar las dos situaciones, se hace más obra que la que se certifica, suele ocurrir al fin de un año cuando la Administración ha agotado la anualidad de esa obra, por lo que no puede pagar más en ese ejercicio, sin embargo el constructor sigue avanzando, porque no le interesa parar en ese momento. El caso contrario, menos habitual, es que la obra tenga mayor anualidad al fin de año que la obra realmente ejecutada y el  Director de Obra decida “anticipar” ese dinero sin hacer los anticipos por maquinaria o materiales reglamentarios (en la jerga de la construcción “firmar una certificación en barbecho”). Como dije no suele ser habitual y se debe anotar estrictamente la OBRA EJECUTADA, tal como se definirá más adelante.

·        Se ha recibido un gran acopio de materiales en la obra para varios meses. Evidentemente si anotamos el coste de este acopio en el mes en el que se recibe, en los informes aparecerá una pérdida en ese mes que tardará varios meses en compensarse hasta que se haga obra en la que se use todo el acopio. En este caso en obra se anotará todo el gasto en las unidades de obra correspondientes, aunque se realizará una PROVISIÓN DE OBRA EJECUTADA, que explicaremos a continuación, mientras que en contabilidad se podrá anotar, por supuesto el gasto completo, pero la provisión de obra en la cuenta 702 “Ventas de productos semi-terminados”, como cuenta puente hasta que se pueda dar como venta definitiva.

La casuística puede ser aún mayor, lo que se trata es de reflejar, en cada momento, la situación real de la empresa en cuanto a ingresos y costes.

8.1 OBRA EJECUTADA.

                La legislación española, en el Plan General de Contabilidad, en el caso de las obras de construcción, dada la problemática mencionada más adelante, permite la anotación como venta de obra que aún no se ha facturado pero que se ha ejecutado. Eso se puede hacer de dos maneras, por obra valorada a precios unitarios, que es el sistema que se usa en la casi totalidad de las obras, o bien como un porcentaje de los costes estimados, por ejemplo por el tiempo transcurrido desde el comienzo comparado con el tiempo de duración de la obra. Este no es un sistema recomendable y de hecho, este consultor nunca ha tenido experiencia de su empleo. Para los que quieran profundizar sobre el tema pueden consultar el siguiente enlace http://www.aticaasesoria.com/promogestor/promogestor/CERTIFICACIONES.pdf .

                En el caso que nos ocupa, el Jefe de Obra debe anotar en su informe como OBRA EJECUTADA, la obra realmente realizada, valorada a los precios de proyecto y susceptible de ser cobrada. Esto último se refiere a que si existe un modificado o complementario en la obra, aún no aprobado y se están realizando obras para ellos, fundamentalmente porque  interesan por proximidad de las máquinas, existencia de acopios, disponibilidad de mano de obra, etc… hay que obrar con extrema prudencia a la hora de dar estas obras como obra ejecutada.

                El caso más típico de esta situación es el de la liquidación de la obra, la cual el contratista ha conseguido como “premio” a su buen hacer, aunque en realidad no han existido estas obras. Algunos Jefes de Obra con resultados en la misma no buenos, tienen la tentación de dar como obra ejecutada esta parte de liquidación. Considera este consultor que no es una buena práctica.

                Algo similar podríamos decir sobre las revisiones de precios, las cuales se suelen ir haciendo con índices provisionales, ya que los definitivos los aprueba el Gobierno con más de una año de retraso. Hay que ser extremadamente prudentes para aplicar revisiones de precios provisionales como obra ejecutada.

8.2 PROVISIONES DE OBRA.

Ya dijimos antes que se puede dar la circunstancia de que se reciba en la obra un acopio importante de material para ser usado durante varios meses. Como dijimos antes, se anotarán inmediatamente los costes en las unidades de obra correspondientes, sin embargo, simultáneamente se dará como OBRA EJECUTADA una PROVISIÓN DE OBRA, la cual es la valoración del acopio recibido a precios de compra, no de venta. A medida que se vayan realizando las unidades de obra correspondientes, se anotarán como obra ejecutada y se descontará de las provisiones las cantidades anotadas anteriormente que les correspondan Muy importante es no anotar la provisión de obra como si las unidades estuvieran ya terminadas, es por lo que mencionamos lo de anotar las mismas a precios de compra. Ya se comentó antes como proceder en contabilidad de la empresa.

8.3 FACTURACIÓN.

La facturación, en general en las obras de construcción, lleva un camino diferente a los costes, por lo que vimos más adelante. Será la misión de un buen Jefe de Obra facturar lo más posible cada mes, para favorecer a la tesorería de su empresa, pero lo anterior puede ser independiente, como vimos antes, de la obra realmente ejecutada.

Aprovecho este párrafo para destacar una de las características diferenciadoras del negocio de las obras de construcción y que no es otro que la financiación o tesorería. Será una labor muy importante del Director de Finanzas (o cargo similar) de la empresa constructora, hacer las previsiones de tesorería, ya que como venimos diciendo no coinciden la obra ejecutada, con sus costes correspondientes y la facturación o ventas. Simultáneamente, hay un periodo para cobrar de la Administración y otro para pagar a proveedores y subcontratistas. Tradicionalmente se ha manejado mucho “papel” en el negocio de la construcción (pagarés), lo cual se está reduciendo, primero por la falta de crédito y segundo por la legislación vigente que trata de poner orden en estos aspectos (Ley 15/2010, de 5 de julio, de modificación de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales)

9.     MOMENTO DE ANOTAR LOS COSTES. ALBARANES.

La respuesta es inmediatamente que se produzca el coste, es decir, que se produzca el servicio del subcontratista o que el material haya entrado en obra, por tanto, se anotará el coste mediante los albaranes correspondientes, sin esperar a la emisión de las facturas. Cuando lleguen las mismas a obra se producirá una regularización. De cara a contabilidad ocurrirá lo mismo, independientemente de las cuestiones de tesorería que mencionamos en el punto anterior.

10.     COSTE DE LOS INTERESES DE FINANCIACIÓN.

Como consecuencia de lo que venimos anotando hasta ahora, se van a producir unos costes de financiación en la empresa constructora, por el desfase entre la facturación y el cobro de lo facturado. En algunos casos, con una buena gestión financiera, se pueden producir ingresos, aunque lo más habitual es lo anterior. Existen dos posibilidades para anotarlos en obra:

·                    Con un sistema de gestión financiero avanzado en la central de la empresa. En este caso se dispondrán de los costes financieros que afectan a cada obra en particular y se anotarán en la parte de indirectos de obra como varios. El problema que tiene es que lleva más carga de gestión. Es el más exacto pero el más penoso de llevar

·                    Considerar los costes financieros como gastos de estructura central. En este caso se distribuirán a las obras proporcionalmente a su producción como gastos proporcionales. En este caso puede existir alguna queja de los Jefes de Obra que tengan una mejor situación por que trabaje con un cliente que paga más puntualmente. Es un método más sencillo que el anterior.

Lo que se ha dicho para los costes financieros, se puede aplicar a los ingresos.

11.     PROGRAMAS INFORMÁTICOS DE CONTROL DE OBRA.

Modernamente existen en el mercado varios sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) y el consultor, conjuntamente con la empresa constructora, evaluaran cada uno de ellos, desde el punto de vista de su utilidad en relación con su precio.

La solución ERP es la idónea, ya que cualquier anotación en obra se hace una sola vez y ya queda grabada en el sistema, tanto en Costes, como en Contabilidad y se dispone de inmediato de balances, informes resúmenes, etc… para gestionar correctamente tanto las obras como la empresa en general. Sin embargo, aparte del coste, cuya amortización habrá que estudiar, los ERP pueden plantar los siguientes problemas:

·         Rechazo de partida por parte de la organización ya que supone un cambio radical

·                    Dificultad de implantación o de adaptación del modelo comercial a las necesidades reales de la empresa.

·         Dificultad para la migración de los datos anteriores a dicho ERP

·                    Dificultad de comunicaciones en ciertas obras. Los ERP requieren, en principio, una buena comunicación constante desde las obras a la oficina central. En ciertas obras públicas eso puede no ser posible.

·                    Requiere un profesional de la informática a tiempo completo en la empresa para su mantenimiento.

Hay que tener la consideración, a la hora de escoger un ERP, que éste sea capaz de importar el presupuesto de un proyecto, bien esté en FIEBDC, o simplemente esté elaborado en hojas Excel.

 Otros sistemas que se han usado tradicionalmente en las obras han sido los siguientes:

·                    Hojas de cálculo Excel. Tienen el inconveniente de la pérdida o modificación de datos

·                    Bases de datos Access. Mejora el sistema anterior, sobre todo en lo relativo a presentaciones, requiere de un operario con conocimientos de este sistema avanzado.

·                    Programas de control de obras, uno de los más conocidos es PRESTO (http://www.presto.es/ ). En una de las empresas en las que trabajó en consultor, se usaba PRESTO para cada una de las obras y un denominado GRAN PRESTO para el control de toda la empresa constructora, considerando cada obra como una unidad de obra, en las que se anotaban los costes y la producción.

Todos ellos, van a tener el problema, a diferencia con los ERP de que hay que hacer siempre dos anotaciones, una en obra y otra en contabilidad y requiere de más control para ver que el sistema se esté llevando adecuadamente.

No obstante hay experiencias de buenos funcionamientos de estos sistemas en empresas constructoras.

Para resolver este u otros problemas de tu empresa constructora, no dudes en ponerte en contacto con nosotros en www.jigconsultor.com. Te atenderemos con mucho gusto