CÓMO REALIZAR EL CONTROL DE COSTES DE ESTRUCTURA (GASTOS GENERALES) EN PEQUEÑAS EMPRESAS CONSTRUCTORAS.

               He preferido titular este artículo como COSTES DE ESTRUCTURA en lugar de GASTOS GENERALES, para evitar la confusión que existe en determinadas ocasiones con estos conceptos y que parte de los términos que generalmente se usan en los proyectos.

                En el anterior artículo CONTROL DE COSTES EN OBRAS DECONSTRUCCIÓN, concretamente en el apartado, concretamente en su apartado 2 “ESQUEMA GENERAL DE LA OBRA. DISTINTOS TIPOS DE PRESUPUESTOS”, se hace un análisis sobre este tema, llegando a la conclusión de que en proyecto, con el término “Gastos Generales”, se está refiriendo a todo aquello, aparte del coste directo, necesario para la realización de las obras, lo cual incluye desde el Jefe de Obra hasta la parte proporcional del Director Genera, pasando por todos los departamentos de oficina central o de delegación.

Equipo de doble tratamiento anticuado pero actual en Vietnam

                Al hablar de los costes de una obra y de los de maquinaria e instalaciones, incluíamos el concepto “GASTOS PROPORCIONALES”  o de oficina central, distintos a los que figuran en proyecto.

                Veamos a continuación la manera de calcularlo y de aplicarlo adecuadamente, lo cual no es del todo sencillo y suele dar lugar a discusiones dentro de la organización.

1.     CALCULO DEL COSTE DE OFICINA CENTRAL.

2.     RATIOS A CONSIDERAR.

1.     CALCULO DEL COSTE DE OFICINA CENTRAL.

1.1 Sin considerar ingresos financieros ni de rappel por compras

En principio será la suma de todos los costes no imputables directamente a obras, para aclarar el tema pensemos en una organización con el siguiente organigrama:

COSTES
DIRECCIÓN GENERAL		A
	DIRECCIÓN FINANCIERA	B	RECURSOS HUMANOS
			CONTABILIDAD
	DIRECCIÓN COMERCIAL	C
	DIRECCIÓN DE MAQUINARIA E INSTALACIONES	D	MAQUINARIA	D1	D=D1+D2+D3
			INSTALACIONES	D2
	DIRECCIÓN DE CONSTRUCION	E	DELEGACION 1	E1	E=E1+E2+E3
			DELEGACION 2	E2

El subíndice 3 representa los costes propios de las direcciones, secretarias, teléfonos, etc., no incluidos en las divisiones

Es decir, de la dirección general dependen 4 direcciones, la financiera, con dos divisiones, recursos humanos y contabilidad, la comercial, la de maquinaria e instalaciones con dos divisiones, la de maquinaria y la de instalaciones, y una dirección de construcción con dos delegaciones.

La obtención del coste al año es sencilla:

Coste de estructura al año= CEST = A + B +C +D + E

Y el porcentaje a aplicar globalmente sería

%EST = CEST/P (v. significado de P más adelante)

Para que sea posible hacer un análisis posterior de la productividad de cada elemento productivo, obra, maquinaria o instalación, será necesario aplicar a cada uno de ellos un porcentaje diferente en función de la producción y coste de su departamento, por lo que dividiremos el porcentaje en dos niveles, porcentaje de central %CEN y porcentajes de división %DIV. Los mismos serían:

%CEN = A + B + C + D3 + E3; %DIV = D1 + D2 + E1 + E2, donde %CEN + % DIV = %EST

Llamando:

mi	Producción anual de la máquina “i”
ii	Producción anual de la instalación “i”
o1i	Producción anual de la obra “i” de la delegación 1
o2i	Producción anual de la obra “i” de la delegación 2
M	Producción anual de toda la división de  maquinaria	M =∑mi
I	Producción anual de toda la división de  instalaciones	I=∑ii
O1	Producción anual de toda la delegación 1	O1 =∑o1i
O2	Producción anual de toda la delegación 2	O2 =∑o2i
MI	Producción anual de toda la dirección de maquinaria e instalaciones	MI = M+I
O	Producción anual de toda la dirección de construcción	O = O1+O2
P	Producción total de la empresa	P  = O+MI

        Los distintos porcentajes aplicar serían:

		DIVISION	CENTRAL
%mi	Sobre la máquina i	D1/M x mi	%CEN x mi
%ii	Sobre la instalación i	D2/I x ii	%CEN x ii
%o1i	Sobre la obra o1i	E1/o1 x o1i	%CEN x o1i
%o2i	Sobre la obra o2i	E2/o2 x o2i	%CEN x o2i
	∑	% DIV	% CEN

Señalización de obra en Vietnam

La manera de aplicar esto es establecer por la gerencia, a principio de año los porcentajes a aplicar en función de la experiencia del año anterior, los presupuestos del año corriente (costes de estructura estimados) y la previsión de producción de toda la empresa.

A final del año, o antes si se considera pertinente, se harán los cálculos de los costes reales y la producción real para corregir este porcentaje.

Para empresas con una estructura diferente, será inmediato el cálculo con un sistema similar al indicado.

1.2 Considerando los ingresos financieros y rappel por compras.

Este consultor considera que no se pueden considerar como ingresos productivos los anteriores, por lo que en la cuenta general, se deben aplicar como menos gasto, es decir reducir el coste de alguna dirección o de la dirección general.

2.     RATIOS A CONSIDERAR.

El porcentaje de costes de estructura es un ratio importante que nos dará idea de la efectividad de la dirección de la empresa.

El nivel normal se puede considerar, para empresas medianas (100 trabajadores), de un 8%. Niveles inferiores significarán una buena gestión o años muy productivos. En años de poca producción se puede alcanzar el 10%. Cifras superiores a esta indican que es necesario adelgazar la estructura central.

En cuanto a los costes indirectos de obra, su nivel normal oscila en el 5 % de la producción de la obra. Al igual que en caso anterior niveles inferiores nos darán idea de buena gestión por parte del equipo de obra y niveles superiores al 7% nos indican que algo anormal está pasando. Puede ser una estructura demasiado grande para la obra o poca efectividad de su equipo.

Con este artículo se finaliza la serie de cálculo y control de costes de la empresa constructora. Como es lógico estamos a tu disposición para ayudarte, por lo que no dudes en ponerte en contacto con nosotros a través de nuestra web: www.jigconsultor.com. Será un placer poder atenderte y resolverte tus dudas.