1. INTRODUCCIÓN
Aunque, como es evidente, hay que
llevar un estricto control de todos y cada uno de los departamentos de una
empresa constructora, como de todas las empresas en general, hay que destacar
que el corazón de dicha empresa constructora son las obras, por ser su
principal unidad productiva (más adelante veremos que pueden existir también
ingresos externos por la maquinaria o las instalaciones). De esta forma habrá
que prestarle mayor atención.
Las
obras de construcción tienen la particularidad de su gran casuística, es decir,
tenemos multitud de tipos diferentes, hasta poder casi afirmar que son muchas
las diferencias entre unas y otras, empezando por la tipología de las mismas,
hasta terminar por el cliente. Sin embargo tenemos en todas ellas ciertos
rasgos comunes, que nos permitirán crear ciertos esquemas para programar su
control.
En este
artículo pasaremos revista, de acuerdo con mi experiencia como director o como
consultor artesanal a los siguientes aspectos:
- Esquema general de la obra. Distintos tipos de Presupuestos.
- Presupuesto a manejar en una obra.
- Clasificación general de los costes dentro de una obra.
- Clasificación de los costes dentro de una unidad de obra
- Descripción de los costes dentro de una obra
- Codificación. Ventajas. Relaciones con la contabilidad de la empresa
- Consideraciones sobre la seguridad y salud.
- Ingresos de una obra. Obra ejecutada, Provisiones de obra. Facturación.
- Momento de anotar los costes. Albaranes.
- Coste de los intereses de financiación.
- Programas informáticos de control de obra.
- Dificultades para la puesta marcha de un nuevo sistema de control de costes en obra.
- Bibliografía recomendada
2. ESQUEMA GENERAL DE LA OBRA. DISTINTOS TIPOS DE PRESUPUESTOS.
El esquema inmediato para empezar
con el control de costes de una obra es partir de su presupuesto. Pero ¿qué
presupuesto? A partir de aquí vamos a suponer que toda obra consta de un
proyecto de ejecución valorado. Esto es obligatorio para las obras con la
Administración y para grandes clientes industriales y puede ser asimilado a
pequeñas obras a particulares, ya que, en este caso, el contratista, para hacer
la oferta final, ha realizado cierta descomposición de la obra que va a
realizar para analizar lo que le va a costar y poder así realizar su
presupuesto.
Por tanto, se supone que
disponemos de un presupuesto de ejecución valorado, que en los casos más
habituales estará realizado de la siguiente forma:
PRESUPUESTO
|
|
Presupuesto de ejecución material
|
A €
|
Gastos Generales
|
%GG*A €
|
Beneficio Industrial
|
%BI* A €
|
Presupuesto de ejecución por
contrata
|
B
= A + %GG*A + %BI *A €
|
B
= A *(1+ %GG + %BI ) €
|
|
PRESUPUESTO
DE EJECUCIÓN MATERIAL
|
||||
Importe = Cantidad * precio unitario
|
||||
Unidad de obra 1
|
Cantidad 1
|
Precio unitario 1
|
Importe 1 €
|
|
Unidad de obra 2
|
Cantidad 2
|
Precio unitario 2
|
Importe 2 €
|
|
…
|
…
|
…
|
…
|
|
Unidad de obra n
|
Cantidad n
|
Precio unitario n
|
Importe n €
|
|
TOTAL
PRESUPUESTO DE EJECUCIÓN MATERIAL
|
Suma de importes € = A
|
|||
Es decir, el presupuesto de
ejecución material en el proyecto es la suma de todos los insumos previstos
(ejecución material), a lo que hay que sumar los gastos generales de la empresa
y los beneficios lógicos sobre la producción.
A la hora de ofertar a la
Administración, o a los grandes clientes, la empresa constructora o contratista
suele hacer una baja sobre este presupuesto de ejecución por contrata, creando
el presupuesto de adjudicación.
PRESUPUESTO
|
|
Ejecución por contrata
|
B €
|
Baja
|
%baja*B €
|
Adjudicación
|
C
= B - %baja * B €
|
C
= B* (1 - %baja ) €; C = A *(1+ %GG +
%BI - %baja ) €
|
|
En
algunos casos especiales, como pequeñas obras a particulares, no se hace el
procedimiento anterior, sino que se parte ya del presupuesto de adjudicación. A
partir de ahora nos referiremos, para simplificar, a este presupuesto de
adjudicación como simplemente ADJUDICACIÓN.
3. PRESUPUESTO A MANEJAR EN UNA OBRA.
Una vez dentro de la obra nuestro
presupuesto va a ser reconformado de otra forma para su más fácil seguimiento.
Se va a preparar un nuevo presupuesto, idéntico en importe al anterior, pero en
el que cada unidad de obra se le va a aplicar los porcentajes de gastos
generales, beneficio industrial y baja de adjudicación.
Es decir, obtenemos un nuevo presupuesto,
idéntico en importe al de adjudicación,
el cual es el resultado de multiplicar cada uno de los importes de cada unidad
de obra por el coeficiente “K” y sumar todos ellos.
PRESUPUESTO
DE ADJUDICACIÓN
|
PRESUPUESTO EN OBRA |
||
Unidad de obra 1
|
Importe 1 €
|
Unidad de obra 1
|
Importe 1 * K
|
Unidad de obra 2
|
Importe 2 €
|
Unidad de obra 2
|
Importe 2 *K
|
…
|
…
|
…
|
…
|
Unidad de obra n
|
Importe n €
|
Unidad de obra n
|
Importe n * K
|
EJECUCIÓN MATERIAL
|
A = Suma de importes €
|
ADJUDICACION
|
Suma Importe i*k
|
Gastos Generales
|
%GG*A €
|
||
Beneficio Industrial
|
%BI* A €
|
||
EJECUCIÓN POR
CONTRATA
|
B
= A + %GG*A + %BI *A €
|
||
Baja
|
%baja*B €
|
||
ADJUDICACIÓN
|
|||
Coeficiente K
|
K =1 + %GG +% BI -%baja
|
||
 |
| Carga de pequeño "Bull-Dozer" en camión 1 |
·
Costes indirectos de obra
·
Costes de estructura central, los cuales muchas
veces se llaman también gastos generales, con lo que se crea cierta confusión
En cualquier caso será la última
decisión del consultor el recomendar otro sistema si estima que esto es más
ventajoso para la empresa
4. CLASIFICACIÓN GENERAL DE LOS COSTES DENTRO DE UNA OBRA.
Una vez que hemos decidido
el esquema de presupuesto para el
control de la obra, uno de los trabajos más importantes que tiene que hacer el
responsable de la misma (normalmente llamado Jefe de Obra) les hacer un primer
análisis de la misma, comparando el presupuesto con lo que él estima que va a
costar la obra.
Se suele denominar a esta
actividad la elaboración del “MASTER 0” (los siguientes números de este máster corresponderán
a posteriores revisiones). Evidentemente será tanto más verídico dicho máster,
cuanto más ciertos sean los datos que se introduzcan en el mismo.
La estructura de los costes del máster
la los vamos a dividir en:
·
Costes directos
·
Costes indirectos
·
Costes proporcionales o de estructura central
Los cuales serán comparados con
los del presupuesto según el siguiente esquema:
ADJUDICACIÓN
|
MÁSTER
|
|
Unidad de obra 1
|
Importe 1 * K
|
Coste directo 1
|
Unidad de obra 2
|
Importe 2 *K
|
Coste directo 2
|
…
|
…
|
…
|
Unidad de obra n
|
Importe n * K
|
Coste directo n
|
ADJUDICACION
|
Suma Importe i*k
|
Costes indirectos
|
Costes proporcionales
|
||
Suma de costes
|
||
Resultado
de obra
|
ADJUDICACIÓN
– SUMA DE COSTES
|
|
Es
decir, se tratará de comparar la suma de costes de la obra con el presupuesto de adjudicación y obtener el resultado de la
misma, si fura positivo (adjudicación mayor que costes) se obtiene un beneficio
o si fuera negativo (adjudicación menor que costes) se obtendría una pérdida,
nunca deseable en ningún negocio.
A
partir de esta base empezaría el análisis para tomar las decisiones oportunas,
para evitar las pérdidas o para aumentar el beneficio.
5. DESCRIPCIÓN DE LOS COSTES DENTRO DE UNA OBRA
5.1 Costes directos
Hemos
visto que los costes directos en una obra se aplican para comparar los mismos
con los importes de las unidades de obra provenientes del proyecto
(multiplicadas por el coeficiente “K” del que ya hablamos).
Los costes directos de una obra
se pueden clasificar en
·
Materiales.
Se consideran en este epígrafe todas las materias primas que se emplean en
cada una de las unidades de obra de la obra. Productor que han tenido una
elaboración previa, como el hormigón o las mezclas bituminosas fabricadas, bien
en obra, bien por otros, se consideran también como materiales. En este epígrafe
se anotará un coste por m3 (u otra unidad de medida) valorados. El
control de las instalaciones de obra pertenecientes a la empresa se llevaran de
forma aparte, de las que hablaremos en su lugar correspondiente
·
Mano de
Obra. Son los medios humanos que intervienen directamente en la producción
de las unidades de obra. Aunque no está legalmente permitido, es práctica
habitual el emplear en dichas unidades de obra a personal de algún
subcontratista, al que se le abonan sus servicios por horas de administración,
aunque la mayoría de las veces se disimula este aspecto en la factura, bajo algún
epígrafe ficticio. En este caso, aunque es un trabajo adicional para el
administrativo de obra, considero que es más correcto imputar esa parte de la
factura como mano de obra, de cara a obtener una base de datos cierta sobre
rendimientos de las unidades de obra. Otro problema adicional sería el cuadre
con la mano de obra en contabilidad, ya que no coincidiría, ya que de cara a
contabilidad, al aparecer esta mano de obra en factura de un subcontratista,
sería subcontratación.
 |
| Carga de pequeño "Bull-Dozer" en camión2 |
Merece especial mención el caso
de señalistas en las obras de carreteras,
y de los que volveremos a hablar al hacerlo de la seguridad y salud. Si
en el proyecto inicial, como suele ser habitual, aparece un capítulo dedicado a
esta actividad, su coste deberemos incluirlo aquí. Si por alguna razón especial
este capítulo no existiera, por ejemplo el cliente quiere que esta actividad se
distribuya proporcionalmente en cada unidad de obra, se pueden tomar dos
caminos:
o
Añadir en el máster un nuevo capítulo de
seguridad y salud aunque no figure en el proyecto. Esta es la recomendación de
este consultor.
o
Tratar de aplicar el gasto en cada unidad
correspondiente o repartirlos proporcionalmente. Como dije antes creo que no es
la mejor solución
·
Maquinaria.
Son todos los medios mecánicos, propios o subcontratados que intervienen
cada una de las unidades del proceso productivo. Se usará aquí una tarifa horaria, aunque la maquinaria sea la
propia de la empresa. El control de la maquinaria de la empresa se tratará en
comentario aparte. Para la maquinaria subcontratada se anotará en este epígrafe,
y no en subcontratación. En este caso, aunque el contratista nos esté haciendo
otros trabajos en la obra, presentará una factura independiente por estos
trabajos.
·
Subcontratación.
Son las actividades que nos hacen de
forma completa otra empresa como subcontratista. Más arriba, al hablar de mano
de obra hice un comentario al respecto
·
Varios. Este
es un tipo de coste que no me gusta en principio utilizar, aunque reconozco que
puede ser necesario. Digo que no me gusta utilizar porque muchas veces se
emplea como un “cajón de sastre” en donde todo cabe, es decir, a la menor duda
sobre un concepto se mete en varios. Con ello estamos perdiendo parte de las
bondades del sistema, que es la de controlar realmente la actividad de la obra
para tomar decisiones.
¿Qué gastos pueden ser
considerados como varios, que no sean indirectos?. La respuesta inmediata es la
pequeña herramienta de mano que se facilita a los trabajadores, aunque muchas
veces se prefiere considerar un almacén de obra y disponer de esta herramienta
en dicho almacén y su costo ser considerado como indirecto. Para el resto de
posibles conceptos vamos a responder con un ejemplo. Supongamos que en la unidad de obra “Material para Terraplén procedente
de Préstamos”, se requiere pagar un canon por el uso de una cantera. El importe
de dicho canon lo anotaríamos, dentro de la unidad mencionada de obra, en
varios.
5.2 Costes indirectos
Se consideran como costes
indirectos todos aquellos que son necesarios para la realización de la obra,
pero que son difícilmente atribuibles a unidades de obra en concreto. Sirvan
como ejemplo el cote de las oficinas de obra, del ingeniero topógrafo de la
misma, etc…
Para los costes indirectos
hacemos la misma distribución que en los directos:
·
Materiales.
Aquí se anotaría el almacén de
pequeña herramienta, caso de que se haya considerado conveniente que éste
exista. Las casetas de obra propiedad de la empresa (el costo horario o de
alquiles establecido) deben aparecer en este apartado.
·
Mano de
Obra. Nuevamente son los medios humanos que intervienen en la obra, en este
caso serían, entre otros, el Jefe de
Obra, encargado, topógrafo, administrativo, etc… En el caso particular que un
capataz atienda exclusivamente una serie de unidades de obra, su costo, se debe
repartir en las unidades de obra que atiende y no en toda la obra. Esto no se
suele hacer así por la dificultad adicional que encierra y, porque muchas
veces, los programas informáticos, no permiten esta facilidad.
·
Maquinaria.
Básicamente son los vehículos de desplazamiento del personal indirecto de
obra, aunque podría haber otros, por ejemplo una furgoneta que se encargue de
repartir diariamente la herramienta de mano a los trabajadores. Dichos vehículos
pueden ser propios de la empresa o, más modernamente, subcontratados a empresas
especializadas. En el caso de usar vehículos destinados a la seguridad y salud,
como por ejemplo furgonetas con aguadores, o baños portátiles, se anotarán en
el capítulo de seguridad y salud. En otro caso se procederá tal como se mencionó
en el epígrafe de mano de obra, al hablar de los señalistas de seguridad y
salud.
·
Subcontratación.
Desde el alquiler de las oficinas o casetas de obra, hasta el servicio de
vigilancia de la misma o la limpieza de dichas oficinas
·
Varios. Si
hacíamos una advertencia de precaución al usar este apartado en los costes
directos, hay que volverla a repetir y aún aumentar en el caso de los
indirectos. En este caso se recomienda que las empresas creen un catálogo de
estos costos varios indirectos, por ejemplo:
o
Fianza de la obra
o
Gastos de inauguración
o
Licencias y tasas
o
Teléfonos
o
Luz de la oficina
o
Etc…
Se trata, como se ha dicho en
otras ocasiones, tener información clara y veraz sobre los costes de la obra en
cada momento
5.3 Costes proporcionales
Algunas veces se les llama a
estos costes “tasas de oficina central”, que serán tratadas en su momento.
Simplemente es un porcentaje sobre el importe de la obra ejecutada, que será
anotada mes a mes.
Para resolver este u otros problemas de tu empresa constructora, no dudes en ponerte en contacto con nosotros en www.jigconsultor.com. Te atenderemos con mucho gusto
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