domingo, 8 de abril de 2012

CÓMO REALIZAR EL CONTROL DE COSTES EN OBRAS DE CONSTRUCCIÓN. PARTE I

 1.     INTRODUCCIÓN

                Aunque, como es evidente, hay que llevar un estricto control de todos y cada uno de los departamentos de una empresa constructora, como de todas las empresas en general, hay que destacar que el corazón de dicha empresa constructora son las obras, por ser su principal unidad productiva (más adelante veremos que pueden existir también ingresos externos por la maquinaria o las instalaciones). De esta forma habrá que prestarle mayor atención.
                Las obras de construcción tienen la particularidad de su gran casuística, es decir, tenemos multitud de tipos diferentes, hasta poder casi afirmar que son muchas las diferencias entre unas y otras, empezando por la tipología de las mismas, hasta terminar por el cliente. Sin embargo tenemos en todas ellas ciertos rasgos comunes, que nos permitirán crear ciertos esquemas para programar su control.
                En este artículo pasaremos revista, de acuerdo con mi experiencia como director o como consultor artesanal a los siguientes aspectos:
  •        Esquema general de la obra. Distintos tipos de Presupuestos.
  •        Presupuesto a manejar en una obra.
  •        Clasificación general de los costes dentro de una obra.
  •       Clasificación de los costes dentro de una unidad de obra
  •        Descripción de los costes dentro de una obra
  •       Codificación. Ventajas. Relaciones con la contabilidad de la empresa
  •       Consideraciones sobre la seguridad y salud.
  •       Ingresos de una obra. Obra ejecutada, Provisiones de obra. Facturación.   
  •       Momento de anotar los costes. Albaranes.
  •      Coste de los intereses de financiación.
  •       Programas informáticos de control de obra.
  •      Dificultades para la puesta marcha de un nuevo sistema de control de costes en obra.
  •       Bibliografía recomendada

2.     ESQUEMA GENERAL DE LA OBRA. DISTINTOS TIPOS DE PRESUPUESTOS.

El esquema inmediato para empezar con el control de costes de una obra es partir de su presupuesto. Pero ¿qué presupuesto? A partir de aquí vamos a suponer que toda obra consta de un proyecto de ejecución valorado. Esto es obligatorio para las obras con la Administración y para grandes clientes industriales y puede ser asimilado a pequeñas obras a particulares, ya que, en este caso, el contratista, para hacer la oferta final, ha realizado cierta descomposición de la obra que va a realizar para analizar lo que le va a costar y poder así realizar su presupuesto.
Por tanto, se supone que disponemos de un presupuesto de ejecución valorado, que en los casos más habituales estará realizado de la siguiente forma:
 
PRESUPUESTO
Presupuesto de ejecución material
A €
Gastos Generales
%GG*A €
Beneficio Industrial
%BI* A €
Presupuesto de ejecución por contrata
B = A + %GG*A + %BI *A €

B = A *(1+ %GG + %BI ) €

Siendo el presupuesto de ejecución material la suma de las distintas unidades de obra valoradas. A su vez la valoración de cada unidad de obra es el resultado de multiplicar su cantidad por un precio unitario

PRESUPUESTO DE EJECUCIÓN MATERIAL

Importe = Cantidad * precio unitario
Unidad de obra 1
Cantidad 1
Precio unitario 1
Importe 1 €
Unidad de obra 2
Cantidad 2
Precio unitario 2
Importe 2 €
Unidad de obra n
Cantidad n
Precio unitario n
Importe  n €
TOTAL PRESUPUESTO DE EJECUCIÓN MATERIAL
Suma de importes € = A






Es decir, el presupuesto de ejecución material en el proyecto es la suma de todos los insumos previstos (ejecución material), a lo que hay que sumar los gastos generales de la empresa y los beneficios lógicos sobre la producción.
A la hora de ofertar a la Administración, o a los grandes clientes, la empresa constructora o contratista suele hacer una baja sobre este presupuesto de ejecución por contrata, creando el presupuesto de adjudicación.
 
PRESUPUESTO
Ejecución por contrata
B €
Baja
%baja*B €
Adjudicación
C = B - %baja * B €
C = B* (1 - %baja ) €;  C = A *(1+ %GG + %BI - %baja ) €

                En algunos casos especiales, como pequeñas obras a particulares, no se hace el procedimiento anterior, sino que se parte ya del presupuesto de adjudicación. A partir de ahora nos referiremos, para simplificar, a este presupuesto de adjudicación como simplemente ADJUDICACIÓN.

3.     PRESUPUESTO A MANEJAR EN UNA OBRA.

Una vez dentro de la obra nuestro presupuesto va a ser reconformado de otra forma para su más fácil seguimiento. Se va a preparar un nuevo presupuesto, idéntico en importe al anterior, pero en el que cada unidad de obra se le va a aplicar los porcentajes de gastos generales, beneficio industrial y baja de adjudicación.




PRESUPUESTO DE ADJUDICACIÓN

PRESUPUESTO EN OBRA
Unidad de obra 1
Importe 1 €
Unidad de obra 1
Importe 1 * K
Unidad de obra 2
Importe 2 €
Unidad de obra 2
Importe 2 *K
Unidad de obra n
Importe  n €
Unidad de obra n
Importe n * K
EJECUCIÓN MATERIAL
A = Suma de importes €
ADJUDICACION
Suma Importe i*k
Gastos Generales
%GG*A €

Beneficio Industrial
%BI* A €
EJECUCIÓN POR CONTRATA
B = A + %GG*A + %BI *A €
Baja
%baja*B €
ADJUDICACIÓN

Coeficiente K
K =1 + %GG +% BI -%baja


Es decir, obtenemos un nuevo presupuesto, idéntico en importe al  de adjudicación, el cual es el resultado de multiplicar cada uno de los importes de cada unidad de obra por el coeficiente “K” y sumar todos ellos.
Carga de pequeño "Bull-Dozer" en camión 1
Evidentemente se podría haber elegido algún otro sistema, por ejemplo seguir un esquema similar al de proyecto y comparar  los gastos generales que figuran en este con los de la empresa. Esto ya no se lleva a cabo desde hace bastante tiempo, ya que dentro de los gastos generales como los considera en proyecto, vienen incluidos y sin discriminar dos tipos de costes que desarrollaremos más adelante, los cuales son:
·         Costes indirectos de obra
·         Costes de estructura central, los cuales muchas veces se llaman también gastos generales, con lo que se crea cierta confusión
En cualquier caso será la última decisión del consultor el recomendar otro sistema si estima que esto es más ventajoso para la empresa

4.     CLASIFICACIÓN GENERAL DE LOS COSTES DENTRO DE UNA OBRA.

Una vez que hemos decidido el  esquema de presupuesto para el control de la obra, uno de los trabajos más importantes que tiene que hacer el responsable de la misma (normalmente llamado Jefe de Obra) les hacer un primer análisis de la misma, comparando el presupuesto con lo que él estima que va a costar la obra.
Se suele denominar a esta actividad la elaboración del “MASTER 0” (los siguientes números de este máster corresponderán a posteriores revisiones). Evidentemente será tanto más verídico dicho máster, cuanto más ciertos sean los datos que se introduzcan en el mismo.
La estructura de los costes del máster la los vamos a dividir en:
·         Costes directos
·         Costes indirectos
·         Costes proporcionales o de estructura central
Los cuales serán comparados con los del presupuesto según el siguiente esquema:


ADJUDICACIÓN
MÁSTER
Unidad de obra 1
Importe 1 * K
Coste directo 1
Unidad de obra 2
Importe 2 *K
Coste directo 2
Unidad de obra n
Importe n * K
Coste directo n
ADJUDICACION
Suma Importe i*k
Costes indirectos

Costes proporcionales
Suma de costes
Resultado de obra
ADJUDICACIÓN – SUMA DE COSTES

                Es decir, se tratará de comparar la suma de costes de la obra con el presupuesto  de adjudicación y obtener el resultado de la misma, si fura positivo (adjudicación mayor que costes) se obtiene un beneficio o si fuera negativo (adjudicación menor que costes) se obtendría una pérdida, nunca deseable en ningún negocio.
                A partir de esta base empezaría el análisis para tomar las decisiones oportunas, para evitar las pérdidas o para aumentar el beneficio.

5.     DESCRIPCIÓN DE LOS COSTES DENTRO DE UNA OBRA

5.1 Costes directos

                Hemos visto que los costes directos en una obra se aplican para comparar los mismos con los importes de las unidades de obra provenientes del proyecto (multiplicadas por el coeficiente “K” del que ya hablamos).
Los costes directos de una obra se pueden clasificar en
·                    Materiales. Se consideran en este epígrafe todas las materias primas que se emplean en cada una de las unidades de obra de la obra. Productor que han tenido una elaboración previa, como el hormigón o las mezclas bituminosas fabricadas, bien en obra, bien por otros, se consideran también como materiales. En este epígrafe se anotará un coste por m3 (u otra unidad de medida) valorados. El control de las instalaciones de obra pertenecientes a la empresa se llevaran de forma aparte, de las que hablaremos en su lugar correspondiente
·                    Mano de Obra. Son los medios humanos que intervienen directamente en la producción de las unidades de obra. Aunque no está legalmente permitido, es práctica habitual el emplear en dichas unidades de obra a personal de algún subcontratista, al que se le abonan sus servicios por horas de administración, aunque la mayoría de las veces se disimula este aspecto en la factura, bajo algún epígrafe ficticio. En este caso, aunque es un trabajo adicional para el administrativo de obra, considero que es más correcto imputar esa parte de la factura como mano de obra, de cara a obtener una base de datos cierta sobre rendimientos de las unidades de obra. Otro problema adicional sería el cuadre con la mano de obra en contabilidad, ya que no coincidiría, ya que de cara a contabilidad, al aparecer esta mano de obra en factura de un subcontratista, sería subcontratación.
Carga de pequeño "Bull-Dozer" en camión2
Merece especial mención el caso de señalistas en las obras de carreteras,  y de los que volveremos a hablar al hacerlo de la seguridad y salud. Si en el proyecto inicial, como suele ser habitual, aparece un capítulo dedicado a esta actividad, su coste deberemos incluirlo aquí. Si por alguna razón especial este capítulo no existiera, por ejemplo el cliente quiere que esta actividad se distribuya proporcionalmente en cada unidad de obra, se pueden tomar dos caminos:
o   Añadir en el máster un nuevo capítulo de seguridad y salud aunque no figure en el proyecto. Esta es la recomendación de este consultor.
o   Tratar de aplicar el gasto en cada unidad correspondiente o repartirlos proporcionalmente. Como dije antes creo que no es la mejor solución
·                    Maquinaria. Son todos los medios mecánicos, propios o subcontratados que intervienen cada una de las unidades del proceso productivo. Se usará aquí una tarifa horaria, aunque la maquinaria sea la propia de la empresa. El control de la maquinaria de la empresa se tratará en comentario aparte. Para la maquinaria subcontratada se anotará en este epígrafe, y no en subcontratación. En este caso, aunque el contratista nos esté haciendo otros trabajos en la obra, presentará una factura independiente por estos trabajos.
·                    Subcontratación.  Son las actividades que nos hacen de forma completa otra empresa como subcontratista. Más arriba, al hablar de mano de obra hice un comentario al respecto
·                    Varios. Este es un tipo de coste que no me gusta en principio utilizar, aunque reconozco que puede ser necesario. Digo que no me gusta utilizar porque muchas veces se emplea como un “cajón de sastre” en donde todo cabe, es decir, a la menor duda sobre un concepto se mete en varios. Con ello estamos perdiendo parte de las bondades del sistema, que es la de controlar realmente la actividad de la obra para tomar decisiones.
¿Qué gastos pueden ser considerados como varios, que no sean indirectos?. La respuesta inmediata es la pequeña herramienta de mano que se facilita a los trabajadores, aunque muchas veces se prefiere considerar un almacén de obra y disponer de esta herramienta en dicho almacén y su costo ser considerado como indirecto. Para el resto de posibles conceptos vamos a responder con un ejemplo. Supongamos que en la unidad de obra “Material para Terraplén procedente de Préstamos”, se requiere pagar un canon por el uso de una cantera. El importe de dicho canon lo anotaríamos, dentro de la unidad mencionada de obra, en varios.

5.2   Costes indirectos

Se consideran como costes indirectos todos aquellos que son necesarios para la realización de la obra, pero que son difícilmente atribuibles a unidades de obra en concreto. Sirvan como ejemplo el cote de las oficinas de obra, del ingeniero topógrafo de la misma, etc…
Para los costes indirectos hacemos la misma distribución que en los directos:
·                    Materiales.  Aquí se anotaría el almacén de pequeña herramienta, caso de que se haya considerado conveniente que éste exista. Las casetas de obra propiedad de la empresa (el costo horario o de alquiles establecido) deben aparecer en este apartado.
·                    Mano de Obra. Nuevamente son los medios humanos que intervienen en la obra, en este caso  serían, entre otros, el Jefe de Obra, encargado, topógrafo, administrativo, etc… En el caso particular que un capataz atienda exclusivamente una serie de unidades de obra, su costo, se debe repartir en las unidades de obra que atiende y no en toda la obra. Esto no se suele hacer así por la dificultad adicional que encierra y, porque muchas veces, los programas informáticos, no permiten esta facilidad.
·                    Maquinaria. Básicamente son los vehículos de desplazamiento del personal indirecto de obra, aunque podría haber otros, por ejemplo una furgoneta que se encargue de repartir diariamente la herramienta de mano a los trabajadores. Dichos vehículos pueden ser propios de la empresa o, más modernamente, subcontratados a empresas especializadas. En el caso de usar vehículos destinados a la seguridad y salud, como por ejemplo furgonetas con aguadores, o baños portátiles, se anotarán en el capítulo de seguridad y salud. En otro caso se procederá tal como se mencionó en el epígrafe de mano de obra, al hablar de los señalistas de seguridad y salud.
·                    Subcontratación. Desde el alquiler de las oficinas o casetas de obra, hasta el servicio de vigilancia de la misma o la limpieza de dichas oficinas
·                    Varios. Si hacíamos una advertencia de precaución al usar este apartado en los costes directos, hay que volverla a repetir y aún aumentar en el caso de los indirectos. En este caso se recomienda que las empresas creen un catálogo de estos costos varios indirectos, por ejemplo:
o   Fianza de la obra
o   Gastos de inauguración
o   Licencias y tasas
o   Teléfonos
o   Luz de la oficina
o   Etc…
Se trata, como se ha dicho en otras ocasiones, tener información clara y veraz sobre los costes de la obra en cada momento

5.3 Costes proporcionales

Algunas veces se les llama a estos costes “tasas de oficina central”, que serán tratadas en su momento. Simplemente es un porcentaje sobre el importe de la obra ejecutada, que será anotada mes a mes.

Para resolver este u otros problemas de tu empresa constructora, no dudes en ponerte en contacto con nosotros en www.jigconsultor.com. Te atenderemos con mucho gusto

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