CÓMO REALIZAR EL CONTROL DE COSTES EN OBRAS DE CONSTRUCCIÓN. PARTE II

Una vez analizados los distintos los distintos tipos de coste de la obra seguimos con las consideraciones que ya enuncié en la primera parte de este mismo estudio

6.   CODIFICACIÓN. VENTAJAS. RELACIONES CON LA CONTABILIDAD DE LA EMPRESA.

      

7.     CONSIDERACIONES SOBRE LA SEGURIDAD Y SALUD.

6.   CODIFICACIÓN. VENTAJAS. RELACIONES CON LA CONTABILIDAD DE LA EMPRESA.

Una vez que hemos establecido el esquema de costes en una obra tenemos que tener en cuenta otro punto muy importante que es la codificación, la cual, como después veremos, va a tener mucha importancia en las relaciones con la contabilidad de la empresa.

Los códigos que debemos usar son los siguientes:

·         De la obra en sí misma

·         De los clientes

Atardecer en la Ría del Burgo (Perillo)

·         De proveedores y subcontratistas.

·         Dentro del tipo de coste una clasificación razonable que nos permita hacer clasificaciones u obtener ratios.

·         De las unidades de obra.

Veamos en detalle cada uno de ellos

6.1 Codificación de las obras

                Es la primera codificación que se debe hacer, dependiendo del tamaño de la empresa y del volumen de obras requerirá que se precise más o menos información. Por ejemplo, es distinto que la empresa tenga obras en diferentes provincias, con distintos clientes, que se circunscriba al ámbito local.

                Se escogerá el número de dígitos necesario para este requisito, si queremos que en el número aparezca toda la información. Otro sistema puede ser tener otra base de datos independiente que, con sólo el número de referencia de la obra nos facilite toda la información.

Ejemplo: AABBBCCDDDD000000, con la siguiente explicación:

AA	Centro de actividad, obra, maquinaria, instalaciones, etc
BBB	País
CC	Provincia o distrito
DDDD	Cliente
000000	Número de orden

               

Como dije antes, se puede usar una codificación exclusivamente secuencial vinculada a una base de datos con todos los detalles de la obra, como los mencionados antes de país, cliente y otros. En cualquier caso, en alguna parte de la codificación es conveniente que aparezca algún dígito o carácter que nos diferencie si se trata de una obra o de una instalación o maquinaria.

Queda a criterio del consultor proponer un sistema u otro dependiendo de las características de la empresa.

6.2 Codificación de los clientes.

Al igual que en el caso anterior es interesante disponer de un código de cliente, vinculado nuevamente a una base de datos, en la que se disponga de las reseñas más importantes de los mismos, tanto datos fiscales, como de contactos, teléfonos y, lo que es más importante, los trabajos que la empresa ha realizado o está realizando con ellos.

Nuevamente las posibilidades son muy amplias y el consultor propondrá la que estime más oportuna.

6.3 Codificación de proveedores y subcontratistas.

En este caso, aparte de tener los datos generales del proveedor o subcontratista, tal como fiscales, de contacto, etc… puede ser de interés tener controlado, de forma centralizada, en cada momento el volumen de trabajos que tenemos contratado con cada uno de ellos, para tener analizado el riesgo de excesiva carga de trabajo del proveedor o subcontratista y que no nos pueda atender adecuadamente.

6.4 Codificación del tipo de coste.

Evidentemente no es necesario codificar si el coste es directo, indirecto o proporcional, ya que sólo pueden tener un destino bien determinado, es decir, los directos a las unidades de obra y los otros dos a sus epígrafes correspondientes. A Partir de aquí, casa coste tendrá una clasificación de primer nivel por letras, tal como se muestra a continuación:

Cisnes en la Ría del Burgo (Perillo)

MAT	Materiales
MAN	Mano de obra
MAQ	Maquinaria
SUB	Subcontratación
VAR	Varios

Lo que es importante a partir de aquí es crear una clasificación razonable de cada uno de los costes. Para ello se puede usar, o bien la experiencia de la empresa o usar alguna base de datos, preferentemente las que trabajan en formato FIEBDC (Formato Intercambio Estándar Bases de Datos de Construcción). Algunos ejemplos de ellas son

http://www.presupuesta.com/

En ella se pueden encontrar multitud de bases de datos en este formato

http://www.preoc.es

Esta base de datos es ampliamente conocida y usada, a modo de muestra:

U01AA005  sería la hora de un encargado, en donde:

U	Precio unitario
U01	Mano de Obra
U01AA	Albañilería
U01AA005	Corresponde al encargado

6.5 Codificación de las unidades de obra

Evidentemente, con toda seguridad las unidades de obra traen una codificación desde el proyecto, la cual se debe respetar en las certificaciones o facturas al cliente. Sin embargo, es muy interesante disponer de una clasificación interna de unidades de obra, de tal manera que se disponga de una base de datos como experiencia y saber hacer de la empresa, la cual pueda ser usada para futuras ofertas y licitaciones, teniendo mayor certeza sobre los costes reales.

A medida que pasa el tiempo, aumenta el número de obras, cambian algunos responsables de la empresa constructora, es difícil buscar de forma fácil datos de obras anteriores si no las tenemos adecuadamente clasificadas y codificadas. En efecto, no es lo mismo entrar en la base de datos y buscar costes de la unidad D02TK251 (m³ compactado tierra con aporte), que empezar a buscar obras en las que se hayan realizado compactaciones.

                Las ventajas de la codificación son innegables, por un lado tener ordenados todos los costes y disponer de forma fácil de la experiencia de la empresa. Evidentemente alguien pensará que es un trabajo difícil el de esta codificación. La experiencia de este consultor artesanal le dice que es muy sistemática y sencilla una vez que se ha empezado y este pequeño esfuerzo es compensado con las ventajas de las que disfrutará la empresa.

                Una vez hecho este trabajo de codificación es bien sencillo trasladar los datos a contabilidad, ya que, en este caso, se manejan muchos menos códigos y se puede hacer una correspondencia inmediata. Por ejemplo, supongamos que hemos usado el código A02FA513 para denominar al m³ de hormigón HM 20 plástico de árido 40 suministrado desde central (HORM. HM-20/P/40/ IIa CENTRAL), se puede hacer una correspondencia y  todos los materiales que empiecen con A02F que contabilidad los anote en una cuenta de la serie 601 “Compras y gastos”. Asimismo, al ser un gasto MAT, deberá pertenecer en contabilidad a estas cuentas de la serie 601.

7.     CONSIDERACIONES SOBRE LA SEGURIDAD Y SALUD.

Ya se hizo un comentario con anterioridad relativo a este aspecto, al hablar, sobre todo, de los señalistas de obra.

La legislación española, en las obras de construcción, exige un estudio de seguridad y salud en cada uno de los proyectos valorado. Si el importe de la obra es pequeño puede bastar con un estudio básico.

En muchas ocasiones se considera este estudio como un mero trámite, usando la técnica de “copia y pega” de otros proyectos e, incluso, la valoración no se hace de acuerdo con la realidad, ya que se incluye valoración de cascos, botas de agua, etc… y se olvidan aspectos importantes como la de señalización mediante señalistas en carreteras o “pilotos” en ferrocarriles.

Ya dije antes que la recomendación de este consultor es la de incluir en el máster o reestudio de la obra una nueva unidad de obra, si esta no existiera, en la que se vayan anotando de forma ordenada todos los gastos que se producen en la misma por este concepto.

Una vez más insisto que esta es la única forma de conseguir una información completa, precisa y detallada de todas las actividades de la constructora, de forma que se tomen siempre las decisiones adecuadas. En efecto, el responsable de estudios o de ofertas sabrá en cada momento lo que cuesta esta actividad y no se limitará a poner un porcentaje más o menos a “ciegas”. Podría suceder que el gerente detectara, en aras de la productividad y lo que gasta la empresa en señalistas, que puede ser interesante la compra de algunos robots que sustituyan a estos trabajadores.

Para resolver este u otros problemas de tu empresa constructora, no dudes en ponerte en contacto con nosotros en www.jigconsultor.com. Te atenderemos con mucho gusto