En un artículo anterior, ¿CÓMO SE PUEDEN MEJORAR LOS NEGOCIOS DE CONSTRUCCIÓN EN LASITUACIÓN ACTUAL? AYUDA DE COLABORADORES EXTERNOS. Parte III,
concretamente cuando se hablaba del “Análisis de la empresa”, se citaba que más
adelante se hablaría del Departamento de Estudios.
En las siguientes líneas vamos a
exponer cual es el sistema que solemos aplicar en JIG en esta tarea.
Dicho Departamento de Estudios o
de preparación de ofertas es uno de los más importantes dentro de la pequeña
empresa constructora. En efecto, es el
departamento o servicio que elabora los presupuestos para los clientes. Cuando
uno de los principales clientes es la Administración, cobra aún más
importancia, debido a que las ofertas a presentar son más laboriosas de
preparar.
Para
organizar adecuadamente el departamento de estudios dentro de una pequeña
constructora vamos a pasar lista a los siguientes aspectos:
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- Procedimiento de trabajo
- Organigrama del departamento
- Dependencia funcional y jerárquica
1.- Procedimiento de trabajo.
El
procedimiento de trabajo es bien sencillo y se puede simplificar en cuatro
puntos:
- Recepción de peticiones de oferta.
- Preparación del presupuesto
- Remisión de presupuestos al cliente
- Manejo y archivo de la información.
1.1- Recepción de peticiones de ofertas.
Las peticiones de ofertas
llegarán por diferentes medios: teléfono, fax, e - mail, correo ordinario,
etc., dependiendo de la labor comercial que se haya realizado.
Una persona dentro de la
organización se ha de encargar de recibir todas las peticiones y, de forma
ordenada, presentárselas al responsable de decidir si se atienden o no.
Las peticiones que se rehúsen de
particulares deben se comunicadas de forma cortés y educada. La persona
encargada de recibir las ofertas puede realizar también esta labor.
Es de destacar el caso de las
Administraciones Públicas, las cuales suelen ser un cliente muy importante para
las constructoras.
Las ofertas para las
Administraciones Públicas, las cuales suelen tener un tiempo relativamente corto
de preparación, deben ser identificadas inmediatamente, para, caso de que
interesen, prepararlas dentro de plazo.
La mejor forma de identificar
dichas ofertas es la de contar con un servicio externo que facilite esa labor.
Muchas veces dicho servicio es facilitado por las asociaciones regionales de contratistas. A raíz de la Ley
de Contratos del sector Público, todas las Administraciones deben disponer de
un perfil del contratante, el cual pueda ser consultado libremente pos el
público vía internet. No obstante esta nueva facilidad, es más ventajoso,
económico y seguro contar con una ayuda externa.
Una vez que se haya decidido
presentar una oferta se debe ésta incluir en la base de datos de estudios, la
cual deberá contener, al menos para esto, los siguientes registros:
Nº de oferta
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Correlativas en el año
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Fecha de recepción
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Medio de recepción
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Título
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Especialidad
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Codificación, para análisis posteriores
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Cliente
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Codificación, para análisis posteriores
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Fecha de presentación
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Hora de presentación
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Importe de la fianza
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Facilitar al departamento financiero
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Importe presentado
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Hoja de cierre
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Es el resumen del estudio realizado. Puede ser un vínculo a otra
sub-base de datos en la que se incluirá también el estudio económico.
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Fecha de apertura de las
ofertas
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Para estar pendiente de los resultados
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Ofertas presentadas
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Importante disponer de la información del resto de ofertantes y de
sus ofertas
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Fecha de adjudicación
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Adjudicada a
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Presupuesto de adjudicación
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Importante para futuras ofertas
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Baja de adjudicación
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Ídem
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Documentación entregada a
|
Si la obra ha sido adjudicada a nuestra empresa se indicará al Jefe
de Obra al que se le ha entregado
|
Esta es
una base de datos completa para el caso de ofertas a la Administración Pública,
evidentemente para el caso de clientes privados, muchas casillas quedarán en
blanco.
1.2 - Preparación del presupuesto.
Una vez
que se ha decidido ofertar un determinado trabajo empieza la parte más
importante que es la preparación del mismo. Podemos dividir dicha preparación
en cuatro partes:
1.2.1 Documentos administrativos.
Se incluirán todos los documentos
que exige la oferta, fianzas, clasificaciones administrativas, apoderamiento
del que firma la oferta, escrituras de la empresa, etc. Todos estos documentos
dependerán del tipo de cliente.
1.2.2 Parte técnica
A su vez puede constar de dos
partes:
1.2.2.1Parte técnica propiamente dicha.
Los pliegos de las
Administraciones Públicas suelen exigir el explicar cómo se realizará la obra.
Cuando hay una sobrecarga de trabajo en el departamento por acumulación puntual
de ofertas, puede ser interesante contar con colaboradores externos que ayuden
en esta labor.
1.2.2.2 Estudio económico.
Consiste
en la valoración económica de la obra.
1.2.3 Cierre de la oferta.
Una vez que se ha realizado el
estudio económico de la oferta se decide con el responsable la cifra final a
presentar, caso de ir o de no ir si no es viable económicamente. Es un tema de
mucha importancia que será tratado en un próximo artículo.
Puede darse la circunstancia que
por la especialización de la oferta, por la carga en el departamento, o por
otras circunstancias, se delegue la preparación en otro departamento, por
ejemplo, al de maquinaria o a un Jefe de Obra específico. No obstante esta
circunstancia, la coordinación general se llevará desde el Departamento de
Estudios.
1.2.4 Archivo
El
proceso acaba con el archivo ordenado de todo el estudio en la base de datos de
estudios, como veremos más adelante.
1.3.- Remisión de presupuestos al cliente.
La
mayoría de las veces hay una fecha y hora límites para presentar las ofertas.
Habrá que tener esto en cuenta a la hora de organizar esta remisión y de
finalizar el estudio. Por ejemplo, imagínese que hay que presentar una oferta
en Madrid para obras en un aeropuerto de nuestra ciudad y no se permite la
posibilidad de envío por correo postal. Hay que contar, entonces, con un día
más para todas las tareas de envío por mensajería.
1.4.- Manejo y archivo de la información.
Cómo se
ve el departamento de estudios maneja gran cantidad de información, desde la
recepción de las posibles ofertas, hasta las ofertas presentadas.
1.4.1 Base de datos de estudios
Para el
manejo ordenado de toda esa información se ha de disponer de la BASE DE DATOS DE ESTUDIOS de la que ya
hablamos brevemente cuando mencionamos el registro de las ofertas a estudiar.
Todos
los estudios económicos se hacían hace años en papel, pero modernamente se
hacen bien en hojas de cálculo o en programas específicos como PRESTO. Esta
valiosa información se ha de llevar ordenada en la base de datos de estudios,
como una sub-base de la misma, a la que se accede con el número de la obra, título,
etc.
1.4.2 Codificación.
Con el fin
de poder hacer análisis posteriores muy valiosos para la empresa, es conveniente
tener una codificación adecuada de las ofertas presentadas en cuanto a:
·
Medio de recepción
·
Especialidad de la Obra
·
Cliente
El resumen del proceso se puede ver en el diagrama siguiente:
2. Organigrama del departamento
Visto lo
anterior es inmediato elaborar el organigrama tal como se muestra en el gráfico siguiente, en
el que se aprecian dos ramas perfectamente diferenciadas con sus funciones correspondientes:
3. Dependencia funcional y jerárquica
Cualquier solución
puede ser buena dentro de la organización, aunque proponemos las siguientes alternativas:
·
Dependencia del departamento comercial. Si este existiera
·
Dependencia del Director de Construcción
·
Dependencia de la Dirección General.
La decisión final dependerá del tamaño
y necesidades de cada empresa.
En JIG contamos con la experiencia
suficiente para asesorarte correctamente en este y en otros temas de organización
de tu empresa constructora.
A modo de ejemplo te mostramos la
decisión final tomada en una pequeña empresa a la que asesoramos hace algún tiempo
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