martes, 19 de junio de 2012

CÓMO ORGANIZAR ADECUADAMENTE EL DEPARTAMENTO DE ESTUDIOS EN UNA PEQUEÑA CONSTRUCTORA.


En un artículo anterior, ¿CÓMO SE PUEDEN MEJORAR LOS NEGOCIOS DE CONSTRUCCIÓN EN LASITUACIÓN ACTUAL? AYUDA DE COLABORADORES EXTERNOS. Parte III, concretamente cuando se hablaba del “Análisis de la empresa”, se citaba que más adelante se hablaría del Departamento de Estudios.
En las siguientes líneas vamos a exponer cual es el sistema que solemos aplicar en JIG en esta tarea.
            Dicho Departamento de Estudios o de preparación de ofertas es uno de los más importantes dentro de la pequeña empresa constructora. En efecto,  es el departamento o servicio que elabora los presupuestos para los clientes. Cuando uno de los principales clientes es la Administración, cobra aún más importancia, debido a que las ofertas a presentar son más laboriosas de preparar.
            Para organizar adecuadamente el departamento de estudios dentro de una pequeña constructora vamos a pasar lista a los siguientes aspectos:
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  •  Procedimiento de trabajo
  • Organigrama del departamento
  •  Dependencia funcional y jerárquica

1.- Procedimiento de trabajo.

                El procedimiento de trabajo es bien sencillo y se puede simplificar en cuatro puntos:
  •  Recepción de peticiones de oferta.
  • Preparación del presupuesto
  • Remisión de presupuestos al cliente
  • Manejo y archivo de la información.

1.1-         Recepción de peticiones de ofertas.

Las peticiones de ofertas llegarán por diferentes medios: teléfono, fax, e - mail, correo ordinario, etc., dependiendo de la labor comercial que se haya realizado.
Una persona dentro de la organización se ha de encargar de recibir todas las peticiones y, de forma ordenada, presentárselas al responsable de decidir si se atienden o no.
Las peticiones que se rehúsen de particulares deben se comunicadas de forma cortés y educada. La persona encargada de recibir las ofertas puede realizar también esta labor.
Es de destacar el caso de las Administraciones Públicas, las cuales suelen ser un cliente muy importante para las constructoras.
Las ofertas para las Administraciones Públicas, las cuales suelen tener un tiempo relativamente corto de preparación, deben ser identificadas inmediatamente, para, caso de que interesen, prepararlas dentro de plazo.
La mejor forma de identificar dichas ofertas es la de contar con un servicio externo que facilite esa labor. Muchas veces dicho servicio es facilitado por las asociaciones  regionales de contratistas. A raíz de la Ley de Contratos del sector Público, todas las Administraciones deben disponer de un perfil del contratante, el cual pueda ser consultado libremente pos el público vía internet. No obstante esta nueva facilidad, es más ventajoso, económico y seguro contar con una ayuda externa.
Una vez que se haya decidido presentar una oferta se debe ésta incluir en la base de datos de estudios, la cual deberá contener, al menos para esto,  los siguientes registros:

Nº de oferta
Correlativas en el año
Fecha de recepción

Medio de recepción

Título

Especialidad
Codificación, para análisis posteriores
Cliente
Codificación, para análisis posteriores
Fecha de presentación

Hora de presentación

Importe de la fianza
Facilitar al departamento financiero
Importe presentado

Hoja de cierre
Es el resumen del estudio realizado. Puede ser un vínculo a otra sub-base de datos en la que se incluirá también el estudio económico.
Fecha de apertura de las ofertas
Para estar pendiente de los resultados
Ofertas presentadas
Importante disponer de la información del resto de ofertantes y de sus ofertas
Fecha de adjudicación

Adjudicada a

Presupuesto de adjudicación
Importante para futuras ofertas
Baja de adjudicación
Ídem
Documentación entregada a
Si la obra ha sido adjudicada a nuestra empresa se indicará al Jefe de Obra al que se le ha entregado

                Esta es una base de datos completa para el caso de ofertas a la Administración Pública, evidentemente para el caso de clientes privados, muchas casillas quedarán en blanco.

1.2 - Preparación del presupuesto.

                Una vez que se ha decidido ofertar un determinado trabajo empieza la parte más importante que es la preparación del mismo. Podemos dividir dicha preparación en cuatro partes:

1.2.1 Documentos administrativos.

Se incluirán todos los documentos que exige la oferta, fianzas, clasificaciones administrativas, apoderamiento del que firma la oferta, escrituras de la empresa, etc. Todos estos documentos dependerán del tipo de cliente.

1.2.2 Parte técnica

A su vez puede constar de dos partes:

                1.2.2.1Parte técnica propiamente dicha.

                Los pliegos de las Administraciones Públicas suelen exigir el explicar cómo se realizará la obra. Cuando hay una sobrecarga de trabajo en el departamento por acumulación puntual de ofertas, puede ser interesante contar con colaboradores externos que ayuden en esta labor.

1.2.2.2 Estudio económico.

                Consiste en la valoración económica de la obra.

1.2.3 Cierre de la oferta.

Una vez que se ha realizado el estudio económico de la oferta se decide con el responsable la cifra final a presentar, caso de ir o de no ir si no es viable económicamente. Es un tema de mucha importancia que será tratado en un próximo artículo.
Puede darse la circunstancia que por la especialización de la oferta, por la carga en el departamento, o por otras circunstancias, se delegue la preparación en otro departamento, por ejemplo, al de maquinaria o a un Jefe de Obra específico. No obstante esta circunstancia, la coordinación general se llevará desde el Departamento de Estudios.

1.2.4 Archivo

                El proceso acaba con el archivo ordenado de todo el estudio en la base de datos de estudios, como veremos más adelante.

1.3.- Remisión de presupuestos al cliente.

                La mayoría de las veces hay una fecha y hora límites para presentar las ofertas. Habrá que tener esto en cuenta a la hora de organizar esta remisión y de finalizar el estudio. Por ejemplo, imagínese que hay que presentar una oferta en Madrid para obras en un aeropuerto de nuestra ciudad y no se permite la posibilidad de envío por correo postal. Hay que contar, entonces, con un día más para todas las tareas de envío por mensajería.

1.4.- Manejo y archivo de la información.

                Cómo se ve el departamento de estudios maneja gran cantidad de información, desde la recepción de las posibles ofertas, hasta las ofertas presentadas.

         1.4.1 Base de datos de estudios

                Para el manejo ordenado de toda esa información se ha de disponer de la BASE DE DATOS DE ESTUDIOS de la que ya hablamos brevemente cuando mencionamos el registro de las ofertas a estudiar.
                Todos los estudios económicos se hacían hace años en papel, pero modernamente se hacen bien en hojas de cálculo o en programas específicos como PRESTO. Esta valiosa información se ha de llevar ordenada en la base de datos de estudios, como una sub-base de la misma, a la que se accede con el número de la obra, título, etc.

         1.4.2 Codificación.

                Con el fin de poder hacer análisis posteriores muy valiosos para la empresa, es conveniente tener una codificación adecuada de las ofertas presentadas en cuanto a:
·         Medio de recepción
·         Especialidad de la Obra
·         Cliente
El resumen del proceso se puede ver en el diagrama siguiente:


2.        Organigrama del departamento

             Visto lo anterior es inmediato elaborar el organigrama  tal como se muestra en el gráfico siguiente, en el que se aprecian dos ramas perfectamente diferenciadas con sus funciones correspondientes:

 3.        Dependencia funcional y jerárquica

Cualquier solución puede ser buena dentro de la organización, aunque proponemos las siguientes alternativas:
·         Dependencia del departamento comercial. Si este existiera
·         Dependencia del Director de Construcción
·         Dependencia de la Dirección General.
La decisión final dependerá del tamaño y necesidades de cada empresa.
En JIG contamos con la experiencia suficiente para asesorarte correctamente en este y en otros temas de organización de tu empresa constructora.
A modo de ejemplo te mostramos la decisión final tomada en una pequeña empresa a la que asesoramos hace algún tiempo


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