Generalmente cuando hablamos de costes en una empresa
constructora, nos fijamos primordialmente en los costes más importantes que ya
hemos ido viendo en artículos anteriores, por ejemplo:
- Mano de Obra
- Maquinaria
- Estructura
Cuando
estamos hablando de la estructura, nuevamente los costes más importantes
corresponden a la mano de obra, luego a los alquileres de las oficinas, etc.
Hay un
tipo de costes menores que pueden pasar desapercibidos en un primer análisis,
los cuales, sin embargo, en su conjunto, pueden llegar a tener cierta
importancia en los costes totales de la empresa. Más aún en tiempos de crisis
como el actual, en donde la competencia es muy fuerte y se tratan de aquilatar
los precios, puede llegar a ser importante el controlar dichos costes menores.
A modo
de ejemplo veamos los siguientes:
- Mantenimiento de oficinas, como la limpieza, mantenimiento eléctrico, de extintores, etc.
- Fotocopiadoras, su amortización o alquiler
- Los consumibles de las mismas
- Informática en general.
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| Velero MIR. Coruña 2012 |
- Alquileres de los vehículos de Jefes de obra y encargados, ya que hoy día suele ser más ventajoso el alquiler a largo plazo antes que la compra.
- Teléfonos fijos de las oficinas, incluyendo aquí las conexiones a INTERNET
- Teléfonos móviles de los jefes de obra y encargados
- Equipos de protección individual (EPIs) de los trabajadores.
- Uniformidad de los trabajadores
Pensando
por ejemplo en estos dos últimos gastos, proporcionalmente al coste de la mano de obra, serán muy
pequeños y puede dar lugar a que nos olvidemos de ellos. Es importante que
exista algún departamento central que trate de analizar estos costes menores y
trate de optimizarlos.
Cuando
hablo de un “departamento” no me estoy refiriendo a crear, en principio, ningún
puesto específico para esta tarea, sino que alguien de la estructura dedique
parte de su tiempo a este importante control.
En un
principio se puede tratar de un administrativo de la oficina central,
posteriormente cuando la empresa empiece a crecer será razonable el dedicar a
una persona a este cometido y además suele coincidir con la necesidad de crear
un departamento de compras para realizar éstas de la forma más centralizada
posible, de tal forma que se optimicen los precios.
Desarrollando
algunos de los ejemplos que hemos planteado antes, para la telefonía,
conexiones a internet y demás, puede ser muy ventajoso manejar a toda la
empresa constructora como un conjunto y
negociar a otro nivel con la empresa proveedora. De esta forma, además, se
conseguirá un mejor servicio, ante la amenaza que tiene siempre el proveedor de
no sólo perder una línea por falta de atención, sino de perder todos los
números de teléfono de una empresa.
En
cuanto a los equipos de protección individual y uniformidad estamos ante el
mismo caso, además, con una compra más centralizada, se logra de forma más
sencilla el añadir, sin mucho coste adicional, la información corporativa
(anagramas, etc.) en dichos equipos.
- Externo
Para
que todo lo anterior funcione adecuadamente se tienen que dar procedimientos
muy estrictos en la empresa a los Jefes de Obra y otros responsables para que
soliciten al Departamento de Servicios Generales el proveedor que va a
suministrar los servicios, aunque sean
unitariamente de pequeño valor
Dentro
de empresa constructora se suele dar el caso de que a los Jefes de Obra se les
da bastante responsabilidad en cuanto a la adquisición de los recursos para la
obra, es decir, materiales, subcontrataciones, etc., por importes
considerables, basándose siempre en el contrato adjudicado, previa realización
de un máster de obra (o estudio de resultados) y un comparativo entre varios
proveedores. Incluso se les da un apoderamiento de la empresa para firmar
contratos hasta cierto importe.
Sin
embargo en gastos pequeños comparados con los anteriores, como puede ser el
teléfono de la oficina de obra, la compra de los cascos de obra para sus
obreros, etc., los Jefes de Obra, lo han de hacer a través de las oficinas
centrales, aunque, como se mencioné antes, no se disponga de un departamento
propiamente dicho.
Esto da
lugar a muchas quejas por parte de dichos Jefes de Obra, pensando que pierden
autonomía o que incluso se les retrasa la gestión.
Sin
embargo, desde mi punto de vista de consultor experimentado, hay que ser
inflexibles, porque la experiencia ha demostrado que son mayores los beneficios
en conjunto que las pequeñas molestias puntuales.
- Interno.
Para
que el departamento funcione adecuadamente ha de disponer de toda la
información requerida para su labor, es decir, de una base de datos actualizada
con todos los posibles proveedores, con la homologación correspondiente si se
exige por los procedimientos de calidad de la empresa.
En
dicha base de datos se llevará de forma detallada el volumen de adquisiciones
realizadas a cada proveedor, con sus precios unitarios, lugar de aplicación de
la compra, etc. Como luego veremos en otro artículo, al hablar del Departamento
de Compras, puede servir para analizar el riesgo que se puede correr al
concentrar las compras en un único proveedor.
Veámoslo
con un ejemplo. Supongamos que adquirimos los ordenadores de la empresa y su
mantenimiento a un determinado proveedor. Hay que analizar si por el
crecimiento de la constructora, o por su dispersión, dicho proveedor de
informática va a ser capaz de dar el servicio adecuado. Si vemos que existe
algún riesgo se han de tomar las decisiones adecuadas.
Por supuesto,
ni que decir tiene, que deberá existir un diálogo fluido entre el responsable del
Departamento de Servicios Generales y los proveedores.
Dada su
importancia dedicaremos un artículo a este departamento, sin embargo, mientras
tanto veamos lo siguiente.
Empieza
a ser interesante pensar en un departamento de compras cuando las adquisiciones
de material se repiten en las distintas obras y empiezan a alcanzar unos
valores importantes. Esto suele ocurrir cuando la pequeña empresa constructora
empieza a crecer.
Al
igual que mencionaba en el caso de los pequeños gastos puede ser que, en una
primera fase, no se estime preciso el tener un departamento propiamente dicho
para gestionar todas las compras de la empresa, con lo que bastará que alguien
de la oficina central se ocupe a ratos de ello.
Sin
ninguna duda, el departamento (o responsable) se Servicios Generales, ha de
depender del de compras (en una primera fase coincidirán), ya que las
adquisiciones que se realicen a través de los servicios generales no son más
que un caso particular de las compras de toda la empresa.
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