2. Necesidad
3. Funciones
4. Control de la gestión
1. Introducción
En un artículo anterior se habló
del Departamento de Servicios Generales dentro de la empresa
constructora, de su necesidad dentro de la organización de sus procedimientos
de actuación y de sus relaciones con el Departamento de Compras, sin haber
detallado el funcionamiento de éste último.
La razón de no haber hablado
hasta ahora del dicho Departamento de Compras, es que suele aparecer primero la
necesidad de un Departamento de Servicios Generales antes que el de compras.
Sin embargo, una vez que se ha visto la necesidad del primero, es decir, del de
compras, se ve que el de servicios generales se ha de integrar en el mismo.
En el título se ha usado la
palabra “departamento”, aunque se podría haber usado la de jefatura o
dirección. Veremos más adelante la procedencia de usar una u otra. A lo largo
del artículo, sin embargo, usaremos la de departamento.
2. Necesidad
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| Velero Cuautemoc. Coruña 2012 |
La
necesidad de la creación del
Departamento de Compras, como decíamos al hablar del Departamento de Servicios Generales surge cuando las adquisiciones de materiales iguales se
empiezan a repetir en distintas obras, con volúmenes importantes. Generalmente
esto se va a producir paulatinamente
durante el crecimiento de la constructora.
Al
igual que con los servicios generales, en una primera fase no será necesario
crear un puesto de trabajo específico para las compras, sino que alguien de
administración dedique parte de su tiempo a un control sobre las adquisiciones
de las obras –luego veremos qué tipo de controles-. Cuando el volumen de
trabajo de esta persona dedicado a estos asuntos sea tal que ocupe la práctica
totalidad de su tiempo, será el momento de pensar en un nuevo departamento.
En
ciertas ocasiones se puede pensar que el departamento de compras será rentable
exclusivamente cuando sea capaz de conseguir descuentos de los proveedores de
tal forma que amortice sus gastos. Éste no debe ser el único motivo para
crearlo, aunque los beneficios anteriores podrán venir por añadidura, veremos a continuación otras cuestiones
previas que habrán de ser tenidas en cuenta
Existe
el riesgo en la empresa constructora que sus obras tiendan a actuar de forma
bastante autónoma, sin considerar el resto de la organización. En efecto, cada
Jefe de Obra tenderá, desde un principio, a hacer lo más rentable posible la
obra de su responsabilidad, tomando para ello las decisiones que en cada
momento considere más oportunas.
En
cuanto a las cuestiones técnicas no habrá mucho más que comentar, ya que, al
estar permanentemente en la obra será su Jefe el que mejor la conozca y pueda
escoger entre distintas alternativas la que le parezca mejor, una vez discutido
el tema con su o sus encargados.
Sin
embargo, en las cuestiones relativas a la adquisición de materias primas se
debe contar con toda la organización, ya que pueden dar los siguientes
problemas:
- Desconocimiento de proveedores adecuados.
Se podría dar el caso de que
el Jefe de Obra desconociera suficiente número de proveedores que le puedan
suministrar los materiales requeridos con las calidades precisas.
- Fallos del proveedor en otras obras.
Puede ser que el Jefe de
Obra desconozca que un proveedor determinado ha fallado en su suministro en
cierta obra, por lo que no sería recomendable la contratación para su obra.
- Concentración de riesgos
El Jefe
de Obra puede que no tenga información sobre todos los pedidos que estén
vigentes con un determinado proveedor en toda la empresa. Podría darse el caso
de que dicho proveedor no pudiera atender a todos los pedidos, por ser un
volumen superior a su capacidad, con lo que se corre el riesgo de que falle en
varias obras de la empresa.
- Falta de clasificación del proveedor.
Si la empresa constructora
posee alguno de los sellos de calidad según las normas ISO 9000, el Jefe de
Obra ha de conocer la clasificación que tiene el proveedor de cara a la
empresa, es decir, lo que está autorizado a suministrar y en qué condiciones de
pago, etc.
Asimismo,
si se trata de un nuevo proveedor, no le corresponde el, clasificarlo a la
obra, sino a la organización.
- Diversas condiciones de pago.
Si la empresa no tuviera los sellos de calidad
del apartado anterior, hay que procurar
conseguir condiciones de pago uniformes a los proveedores para todas las obras
de la empresa y eso se ha de hacer desde un departamento central.
- Diversas condiciones de compra.
Evidentemente
se consiguen condiciones más ventajosas de compras de un proveedor cuando se
están manejando mayores cantidades con el mismo.
Es
decir, si se tiene un departamento de compras centralizado es más sencillo
conseguir mejores precios al manejar varios pedidos simultáneamente, que cuando
se consideran las obras como clientes individuales.
Todo lo
anterior son solamente un serie de casos con los que se demuestra la necesidad
de un departamento de compras. Pasemos a ver las funciones que ha de tener.
3. Funciones.
Una vez
analizados algunos de los problemas que se le pueden presentar al Jefe de Obra
para la adquisición de materias primas, de forma inmediata obtenemos las
funciones que ha de tener el departamento:
- Registro detallado de los proveedores de la empresa.
Hay que aclarar que cuando
hablamos de proveedores nos estamos refiriendo también a los subcontratistas.
Se ha de llevar de forma ordenada un registro en el
que han de figurar al menos los siguientes datos:
Nombre, razón social, teléfonos, persona responsable
del proveedor
Clasificación si la empresa tiene sellos ISO 9000
Condiciones de pago habituales.
Histórico de pedidos al proveedor, con importes por
obra y el resultado de sus resultados (recogiendo los comentarios de los Jefes
de Obra)
Pedidos vigentes al proveedor, igualmente por obra,
fechas prevista de suministro etc.
- Registro detallado de precios de materias primas
Es muy interesante que la empresa disponga, para
futuras ofertas, de un histórico de precios de materias primas y de
subcontratación.
- Preparación de modelos de contratos.
Auxiliado por la asesoría jurídica de la empresa,
tanto si es externa como interna a la empresa, ha de preparar los diversos
modelos de contratos, alguno de los cuales se pueden consultar en nuestra web
- Base de datos de posibles nuevos proveedores.
Se ha de dotar, el departamento, de una relación de
otros posibles proveedores, tanto para los materiales generalmente usados en
las obras u otros, que dentro de la estrategia de la empresa puedan ser
necesarios en futuras obras a contratar.
Asimismo ha de intentar algunos contactos con los
responsables de esos proveedores.
- Análisis de concentración de riesgos.
Con la información anterior ha de analizar, para cada
proveedor actual, el número de pedidos y la viabilidad de ser cumplidos.
- Resolución de conflictos.
Se
puede dar la circunstancia de que surjan problemas entre el Jefe de Obra y
alguno de sus proveedores. Puede ser beneficioso el tener alguien capaz de
solucionarlos desde la oficina central.
En las figuras que siguen se
detalla el procedimiento de gestión de todo lo anterior
En primer lugar vemos el
procedimiento para la elaboración del máster o estudio inicial de la obra. Como
se ve, antes de la petición de ofertas a un proveedor, el Jefe de obra ha de
consultar con el departamento de compras, que en la figura se ha denominado
“”aprovisionamientos”. Lógicamente se usará la base de datos de proveedores de
la que hemos hablado antes.
Una vez aprobado por la línea de
mando el máster inicial, en el que ha intervenido el Departamento de Compras,
se pasa a la elaboración de los pedidos o contratos correspondientes.
En la siguiente figura se ve el
diagrama de flujo
correspondiente a la elaboración de pedidos o contratos, en el que nuevamente
interviene el Departamento de Compras o, como dijimos antes
“aprovisionamientos”. Se aprecia que es necesaria la intervención de dicho
departamento antes de proceder a la elaboración definitiva después de la aprobación
por los responsables. A modo de curiosidad se puede ver también la intervención
de otros departamentos, como la Dirección Económico Financiera para las cuestiones
de tesorería.
En un artículo posterior completaremos
lo relativo a este departamento, en donde se hablará, entre otras cosas, de su denominación,
dependencia funcional, del control de costes y su relación en el ERP de la empresa
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