En un artículo anterior ya se trataron distintos temas del
departamento de compras en una empresa constructora. Concretamente se habló de
su necesidad, sus funciones y del control de su gestión. Pasemos ahora a hablar
del resto de los temas, los cuales serán:
5. Dependencia funcional
6.
Nomenclatura del departamento
7.
Descuentos por grandes compras en el control de
costes
8. Coordinación en el ERP de la empresa.
De todo
lo visto hasta ahora se puede concluir que el departamento de compras ha de ser
independiente de la rama de producción en cuanto a su dependencia jerárquica.
Dependerá el grado de desarrollo de la empresa para ver su correcta ubicación.
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| Grandes Veleros. La Coruña 2012. |
Cuando
la empresa es relativamente pequeña dependerá del Director General, en una
segunda fase pasará a depender de la Dirección económica, para, finalmente,
llegar a ser una dirección completa, volviendo a depender directamente del
Director General. Este último caso es raro que se llegue a dar dentro de
pequeñas constructoras. Más bien, corresponde a grandes constructoras con
grandes volúmenes de adquisiciones en varias delegaciones o quizá en varios
países.
Lo que
debe quedar bien claro es su independencia respecto a la rama de producción,
por todo lo expuesto en el artículo anterior.
Es una
consecuencia inmediata de lo anterior, es decir, de la dependencia funcional.
En la
primera fase, dependiendo del Director General, puede ser que las funciones
sean manejadas por un administrativo, por lo cual no existirá el departamento
como tal. En la siguiente fase, que adquiere independencia y que, posiblemente,
asuma también las responsabilidades de servicios generales, se denominará Jefatura de Compras, en dependencia del
la Dirección Económica de la empresa.
Por
último, cuando la empresa sea suficientemente grande de denominará Dirección de Compras. A partir de aquí,
en función de las distintas necesidades, se puede ir desarrollando la
estructura, por ejemplo, creando subdirecciones o jefaturas por delegaciones o,
si la empresa está especializada en alguna materia en concreto, por ejemplo
mezclas bituminosas, crear una jefatura para esta materia y otra para el resto.
Como se
ve la casuística puede ser muy amplia.
En cuando a la denominación
concreta, se puede sofisticar aún más el nombre, usando las palabras aprovisionamientos
o adquisiciones,
u otra similar en lugar de compras. Como se comprende inmediatamente, esto es
una cuestión secundaria.
Tradicionalmente se ha denominado
a esta cuestión “rappel” por compras. En nuestro anterior artículo dedicado a
cómo calcular los costes de estructura hablamos de este tema.
Los “rappeles” o grandes
descuentos por compras se realizan por el proveedor a la constructora al final
del ejercicio, ajustándose en las últimas facturas del año.
Ejemplos de este tipo de
descuentos pueden ser la compra de combustible para maquinaria, la compra de
betún de una empresa dedicada a las mezclas bituminosas o la compra de cemento
en una empresa de hormigones.
Como decíamos al hablar de los
costes de estructura, estos descuentos nunca se deben considerar como un
ingreso del departamento de compras (o la denominación que tenga), sino en una
deducción del gasto, para pasar de esta forma a calcular el coeficiente de
gastos generales
En un
artículo anterior, al hablar del control de costes de las obras deconstrucción, mencionamos el tema de los programas informáticos de control,
conocidos los más desarrollados como ERP o “Enterprise Resource
Planning”.
Aunque
ya dijimos anteriormente en otro artículo, hablando del control de costes en obras
de construcción, que es muy importante la codificación para llevar un control
adecuado de dichos costes, no está por demás volverlo a repetir aquí.
Es
extraordinariamente ventajoso el dispone de una adecuada codificación de los materiales
que usa la empresa constructora para poder optimizar el uso de todo el sistema informático.
Puede ser una buena recomendación la de usar un catálogo ya existente, como los
que emplean las bases de datos de costes de construcción.
Como es
habitual nos ponemos a vuestra total disposición como consultores independientes
para ayudaros en estos y otros temas relacionados con la gestión de la empresa constructora.
Nos podéis encontrar en www.jigconsultor.com.
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