jueves, 31 de mayo de 2012

¿CÓMO SE PUEDEN MEJORAR LOS NEGOCIOS DE CONSTRUCCIÓN EN LA SITUACIÓN ACTUAL? AYUDA DE COLABORADORES EXTERNOS. Parte I


Cuando se habla en estos momentos con responsables de empresas constructoras o negocios relacionados con la construcción en sus diferentes niveles; directivos, ingenieros, mandos intermedios, etc., uno se encuentra con que existe entre ellos un gran pesimismo e incertidumbres sobre el futuro.
Las noticias diarias de la prensa y medios de comunicación, con sus malas noticias sobre la economía, no ayudan a levantar los ánimos. Sin embargo, el país no puede pararse y necesita del negocio de la construcción, el cual ha contribuido grandemente al crecimiento de la economía española en los últimos años.
En este artículo intentaré dar mis ideas sobre cómo mejorar las empresas constructoras en la situación actual, una vez realizado un análisis de las mismas de forma sistemática y ordenada. La principal mejora será la CONSOLIDACIÓN, entendiendo por tal:
  •  La supervivencia
  • El aumento de rentabilidad
  • La oportunidad o no de crecer.

Para dicho análisis y la implementación de las mejoras veremos que es muy útil contar con asesores o colaboradores externos, generalmente conocidos como consultores externos.
La exposición se va a llevar a cabo tratando los siguientes puntos:
1.       El negocio de la construcción en la situación actual
2.       Análisis e identificación de los problemas actuales en cada negocio de la construcción
3.       Toma de decisiones sobre el futuro de la empresa
4.       Ayuda de colaboradores externos
5.       Ejemplos


1.     El NEGOCIO DE LA CONSTRUCCIÓN Y LA SITUACIÓN ACTUAL.
No voy a repetir toda la información que existe sobre el tema, de sobra conocida por todos, simplemente voy a hacer un breve recordatorio de los problemas, con la reflexión de que la situación es la que es y debemos trabajar dentro de ella y un breve comentario sobre la necesidad del cambio.

1.1Problemas actuales en los negocios de construcción

Entendemos como negocios de construcción no sólo a las pequeñas empresas constructoras, sino también a otros negocios afines, siendo uno de los más importantes la de alquiler de medios auxiliares. A lo largo del artículo nos referiremos indistintamente a unos u otros.
Simplificando, las obras a las que pueden acceder estos negocios son
·        Obra pública. Promovida por las Administraciones Públicas. A ellas puede acceder la pequeña empresa de construcción como contratista principal o subcontratista de dicho contratista principal. Los negocios afines acuden como subcontratistas.
·         Obra privada. Promovida por particulares. A su vez la podemos subdividir en
o  Promoción inmobiliaria.
o  Grandes centros comerciales.
o  Reformas.
·         Obra industrial. Aunque es de hecho una obra privada, la consideramos en un apartado aparte, ya que puede requerir algún tipo de especialización. A su vez la podemos dividir en
o   Nuevas fábricas.
o   Reformas en las existentes.
Los principales problemas que existen actualmente en el sector de la construcción, sin ánimo de ser exhaustivos  son:
·         Reducción de presupuestos en las Administraciones Públicas. Con lo cual el volumen de obra pública a licitar ha disminuido.
Bahía de Halong, Vietnam
·         Pagos pendientes de las Administraciones Públicas. Parece que está en vías de solución con las medidas adoptadas por el gobierno.
·         Inestabilidad en el sector bancario. En estos momentos se tienen dudas si la Administración Pública tendrá que acudir al reflote de alguna entidad financiera, con lo que, debido a la política de reducción del déficit público, se dispondrá de menos dinero para inversiones públicas.
·         Falta de crédito. Por el motivo anterior existe una carencia de crédito destinado a actividades productivas.
·         Suspensiones de pagos y quiebras en empresas del sector. Esto ha sido una cadena que ha motivado la falta de pago a subcontratistas y otros proveedores
·         Amplia oferta inmobiliaria. En este momento no son rentables nuevas promociones inmobiliarias hasta vender el stock existente. Incluso es posible que aparezca mayor oferta y más barata cuando los bancos decidan deshacerse de su activo inmobiliario
·         Elevado número de desempleados.  Al disminuir la renta destinada al consumo hace que se reduzca la producción en las fábricas.
·         Incertidumbre hacia el futuro. Estamos en un momento de inestabilidad económica, que hace a su vez que se reduzca el consumo como ahorro por si vienen momentos peores
·      Es interesante la deslocalización de fábricas hacia países emergentes. Con lo cual es más rentable que las nuevas fábricas se instalen en otros países.
Comparando obras posibles con problemas se obtienen como posibles nichos de supervivencia:
·      Reformas. En este momento puede ser más interesante la rehabilitación de viviendas que la de adquisición de una nueva. Sin embargo el mercado no avanza lo suficiente por la falta de crédito a particulares.
·      Trabajo en el extranjero.  Es posible para empresas constructoras muy especializadas, yendo de la mano de otro contratista principal. Tiene otros inconvenientes que requieren un análisis aparte.
·      Especialización.
Aunque con este primer análisis todo parece negativo, veremos que hay forma de mejorar en los negocios de construcción.

1.2 Operar dentro de la situación actual.

Antes de continuar es importante hacer una reflexión sobre nuestra actitud en la situación actual.
En un artículo anterior “Qué harías si no tuvieras miedo, auto-motivación” hice referencia al libro “¿Quién se ha llevado mi queso? (Spencer Jonhson). Como decía allí, se trata de una fábula de dos ratones y dos liliputienses que viven en un laberinto y requieren de encontrar queso diariamente para sobrevivir. De repente, cuando más confiados estaban los liliputienses se termina el queso del depósito del que comían y, a partir de ahí, se explican los comportamientos de los protagonistas.
Esta fábula se puede aplicar, en los momentos actuales, a las empresas constructoras y negocios afines. En efecto, parece como si de la noche a la mañana hubieran desaparecido las fuentes de sustento, o de negocio de estas empresas.
Los dos protagonistas de la fábula adoptan actitudes diferentes. Uno de ellos no es capaz de reaccionar ante la nueva situación y sólo se queda lamentándose y preguntándose sobre quién se llevo su queso. El otro, al contrario, se lanza al desconocido mundo exterior del laberinto hasta que vuelve a encontrar la comida.
Hace unos años, en las puntas de trabajo del verano, era imposible conseguir andamios para alquilar en toda España. Al poco, por falta de trabajo, muchas de estas empresas han tenido que cerrar o reinventarse a sí mismas.
La situación en este momento es la que es y, en lugar de lamentarnos, lo que tenemos que hacer es ver la manera de mejorar nuestras empresas dentro de dicha situación, aunque para ello tengamos que reflexionar y ver el nuevo camino seguir.
Somos nosotros los que nos tenemos que adaptar a la situación y no que la situación se adapte a nosotros.

Bahía de Halong, Vietnam

1.3 Cambio o continuismo

Voy a empezar con un ejemplo que nos puede llevar a centrar el tema.
En la zona donde vivo hay un bar de barrio que lleva abierto muchos años, ya que era el único que existía en la zona y tenía una clientela fija. Hace algún tiempo los dueños decidieron mudarse a otro local mayor al otro lado de la calle, quizá porque les ofrecía ventajas  económicas y el negocio continuó con sus antiguos clientes. Los propietarios del primer local, ya que el mismo quedaba con las instalaciones de bar, tomaron la decisión de seguir ellos mismos con el negocio de bar, sin mayores mejoras, ni de local ni de producto, ofreciendo los mismos servicios que el que se había mudado al otro lado de la calle.
Evidentemente fue un fracaso esta decisión, ya que no existe público suficiente en la zona para los dos bares y el negocio más antiguo, el que se mudó a un  nuevo local, conservó la mayoría de la clientela, el otro cerró.
Sin embargo no acabó ahí la historia, ya que repitieron la aventura de reabrir el bar al menos otros dos empresarios, pero al no ofrecer nada nuevo, acabaron cerrando nuevamente. Ninguno de estos nuevos empresarios pensó en ofrecer productos o servicios, como “pizzas”, máquinas de juego, etc., que atrajera nueva clientela.
Como decíamos antes la situación es la que es y en ella tenemos que mejorar. Está claro que el volumen de negocio de la construcción ha disminuido. Al igual que en el caso de los dos bares es como si no hubiera clientes para todos para seguir haciendo lo mismo y es a partir de ahí donde se tiene que empezar a pensar y tomar decisiones para mejorar las empresas de construcción.
Una de las primeras reflexiones y decisiones es si se puede seguir haciendo lo mismo, lo que se está acostumbrado a hacer o hay que cambiar en algo.

2.     Análisis e identificación de los problemas actuales en cada negocio de construcción.

Hasta ahora hemos analizado la situación actual en el sector de la construcción de forma general, con unas primeras conclusiones:
·      Para mejorar hay que hacerlo dentro de la situación actual
·      Al haber cambiado la situación no se puede mejorar pretendiendo hacer lo mismo que se hacía tradicionalmente
Toca ahora hacer un análisis particular sobre cada empresa, realizándolo de una forma sistemática y ordenada. Es decir, estableciendo un esquema de análisis que faciliten la labor de los gerentes.
Habitualmente las ideas para obtener soluciones a los problemas de cada empresa se encuentran dentro de la propia empresa. Los  empleados, que conocen a fondo lo que están haciendo, la mayoría de las veces han identificado los problemas y vislumbran la posible solución. Sin embargo, muchas veces la comunicación vertical no es fluida entre gerencia y trabajadores, por distintos motivos, y no recibe ésta toda una información valiosa desde los niveles más bajos.
En este punto es muy valorable la ayuda de consultores externos que no estén imbricados en la actividad diaria de la empresa y no tengan prejuicios de antemano, ya que, de esta forma, hablarán con miembros de todos los niveles de la empresa para identificar problemas y soluciones, las mejores de las cuales, como se dijo antes, suelen provenir de los niveles bajos de la organización.

El análisis propuesto se realizará en tres partes:
·         Análisis interno general de la empresa
·         Análisis numérico
·         Identificación de problemas

2.1 Análisis interno general.

Antes continuar no hay que olvidar que el fin primero de cualquier empresa es la de obtener beneficios, es decir, que sean mayores los ingresos por ventas que los costes de cualquier tipo. Si no se tiene clara esta premisa, no tiene objeto hacer mayores análisis. Se trata de identificar dentro de la empresa:
·         Fortalezas y debilidades. Se trata de identificar los puntos fuertes y débiles de la empresa. Es decir, dentro del sector en el que se mueve ésta, ver en qué podría destacar frente a los competidores, bien por especialización, por maquinaria, por cartera de clientes, etc., y, por otro lado, en qué nos podría mejorar para acceder a otro nicho, para ser más competitiva, etc.
·         Misión de la empresa. Es importante reflexionar sobre los orígenes de la empresa, en el sentido de recobrar los fundamentos que llevaron a fundar la misma y compararlos con la situación actual. Podían haber sido éstos la carencia de competidores en el sector en su momento, el disponer entonces de maquinaria más especializada que la competencia u otras razones. Una vez identificados dichos fundamentos o misión hay que compararlos con la situación actual.
·         Fases de crecimiento. Partiendo del punto anterior y de la estructura actual se llega a identificar las razones que llevaron al crecimiento al crecimiento de la empresa y si esas razones se mantienen hoy día. Por ejemplo, con la aparición de las grandes retro-excavadoras cambió el sistema de carga en el movimiento de tierras, desplazando estas máquinas a los cargadores frontales sobre ruedas, quizá en la empresa se decidió en ese momento adquirir alguna máquina de este tipo. Ahora ya puede no ser juna ventaja al haber suficiente número de ellas en el mercado.
·         Estructura actual. Hay que analizar la cadena de necesidades que han llevado a tener una estructura como la actual. Hay que ver si esas necesidades se mantienen.
En el esquema que sigue se representa lo anterior, es decir, se trata de ver si se siguen cumpliendo  varias de las condiciones que llevaron a tomar decisiones anteriores.


En siguientes artículos seguiremos hablando del tema.

martes, 22 de mayo de 2012

¿SE PUEDEN USAR LOS PROCEDIMIENTOS DE ARBITRAJE EN LOS CONTRATOS DE CONTRUCCIÓN?


1.     INTRODUCCIÓN

A raíz de varias consultas de mis clientes sobre la oportunidad de usar los procedimientos de arbitraje en caso de discrepancias técnicas en los contratos de construcción, voy a intentar dar mi opinión, de acuerdo a mi experiencia sobre el asunto.
Es un hecho que, en el momento de la firma de un contrato, sobre todo si se elaboran de buena fe, como son la casi totalidad, nadie piensa en la posibilidad de discrepancias, pero estas, por desgracia ocurren y hay que tenerlas previstas.
Habitualmente, una de las clausulas finales de los contratos mercantiles –los de construcción son uno más de ellos-, sino la última, viene a decir que en caso de discrepancias las partes se someterán a la jurisdicción de los tribunales de la ciudad “X”. En muy contadas ocasiones las partes acuerdan someterse a la ley de arbitraje.
La experiencia de este consultor siempre ha sido positiva a la hora de usar de los arbitrajes.

2.     LEY DE ARBITRAJE

La base de partida para los arbitrajes es la  Ley 60/2003, de 23 de diciembre, de Arbitraje y de Regulación del Arbitraje Institucional en la Administración General del Estado. En lo sucesivo, para simplificar, nos referiremos a ella simplemente como Ley de Arbitraje.
Dicha ley fue modificada por las leyes: Ley 11/2011, de 20 de mayo y la Ley Orgánica 5/2011 de 20 de mayo, complementaria a la Ley 11/2011, para la modificación de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial.
Evidentemente esta ley está pensada para ser aplicada por juristas o abogados, pero, como veremos más adelante, puede ser usada con muchas ventajas en los contratos de construcción.

3.     DISTINTOS TIPOS DE CONTRATOS DE CONSTRUCCIÓN.

Para simplificar el tema vamos a reducir a tres los tipos de contratos de construcción, independientemente de su materia. Son estos:
Cascada en Ba Vi, Vietnam
  • Con las Administraciones Públicas. En este caso no sería de aplicación ya que se aplicarían todos los procedimientos Administrativos contemplados en la Ley de Contratos del Sector Público. En caso de discrepancias habría que seguir los procedimientos judiciales por la vía contencioso -  administrativa.
  • Contratos entre empresa constructora y particular. Es de aplicación la ley con los comentarios que se harán más adelante.
  • Contratos entre dos constructoras, normalmente una de ellas como sub-contratista de la otra. Al igual que en caso anterior se puede aplicar con ciertos comentarios.
Es decir, se podrá aplicar la Ley de Arbitraje a contratos entre empresa constructora y particulares o entre dos constructoras.

4.     FORMA DE APLICAR LA LEY DE ARBITRAJE.

Bastaría simplemente con incluir en la clausula de discrepancias que las partes se someten a la Ley 60/2003 renunciando expresamente a otros fueros que les pudieran corresponder.
Sin embargo, aunque lo anterior es suficiente, sería deseable que se perfeccionara con otras sub-clausulas adicionales en las que se aclarara:
·      Que en lugar de abogados la cuestión técnica a discutir sea informada por técnicos competentes en la materia
·      Evidentemente las cuestiones meramente legales de interpretación del contrato deberán ser hechas por árbitros juristas.
·      La cualificación de dichos técnicos
·      El número de los mismos que deben intervenir en el arbitraje
·      La forma de elegirlos. Un buen sistema es delegarlo en los Colegios Profesionales.
·      El procedimiento. Por ejemplo:
o    Presentación del escrito del demandante
o    Contestación de la demanda
o    Réplica del demandante
o    Dúplica de la otra parte
o    Inspecciones en el sitio
·      Plazos. Aunque la Ley de Arbitraje establece en principio 6 meses para elaborar el laudo, se podrían establecer otros plazos.
·      La forma de pago a los técnicos arbitrales, bien de forma alícuota, bien la parte que pierda el laudo u otras similares.
·      El sometimiento al laudo final.
Es decir, se trata de considerar desde el principio todas las circunstancias para que, caso de ser necesario el arbitraje, el mismo sea más efectivo al evitar la negociación de todas estas cuestiones.
No obstante todo lo anterior, el procedimiento de arbitraje deberá ser tutelado por abogados de ambas partes.

5.     VENTAJA DE LA APLICACIÓN DE LA LEY DE ARBITRAJE

La principal ventaja de la aplicación de la Ley de Arbitraje a los contratos de construcción es la del ahorro de tiempo en todo el procedimiento.
En efecto, el sistema de arbitraje permite un ahorro sustancial de tiempo al no tener que depender de los juzgados, con su lentitud, para resolver las discrepancias. Se ahorrará tanto más tiempo cuanto más se hayan previsto las circunstancias citadas en el párrafo anterior en el contrato.
No supondrá ningún encarecimiento, ya que, para dirimir cuestiones técnicas, el juez encargado del caso va a requerir del auxilio de peritos cualificados, los mismos que intervendrán en el arbitraje.
Como único inconveniente hemos de destacar la posibilidad remota de que el perito o árbitro no obre con honestidad. Caso remoto como digo, pero que puede ocurrir. En este caso sería más complicado el demostrar que el perito no está obrando correctamente.

6.     CONCLUSIONES

Con todo lo visto se concluye que es una gran ventaja de tiempo la aplicación de la Ley de Arbitraje en los contratos de construcción entre constructora y particular o dos constructoras, siendo recomendable que se aclaren en el contrato todas las circunstancias.

martes, 8 de mayo de 2012

¿QUÉ DOCUMENTACIÓN SE DEBE DISPONER EN LAS REUNIONES GERENCIALES?

       
           En el artículo anterior, hablando de algunas pautas en la labor gerencial, citábamos tres tipos de reuniones gerenciales con su correspondiente periodicidad recomendada y con la documentación a disponer en cada una de ellas. Eran las siguientes:
  • Estratégicas, con periodicidad anual y disponiendo de: cuadro de mando, cuaderno de mando y balance contable.
  • De seguimiento general de la empresa, con periodicidad mensual disponiendo nuevamente de: cuadro de mando, cuaderno de mando y balance contable. Como veremos más adelante el balance en esta reunión será parcial, mientras que en las reuniones estratégicas se tratará de que sea final. Asimismo en  el cuadro de mando habrá ligeras diferencias entre el que se prepara para las reuniones estratégicas y las de seguimiento, sobre todo por los ajustes en maquinaria y gastos generales, como veremos más adelante.
  • Toma de contacto de los responsables. Simplemente se pasará revista a la reseña de la reunión anterior y, al final de la misma, se realizará una nueva reseña.
Veamos cada una de ellas.

1.     RESEÑA EN REUNIONES SEMANALES DE TOMA DE CONTACTO.

Evidentemente no existe un modelo general para este tipo de reseñas –no les llamemos actas-, ya que dependerá del tipo de empresa y de los asuntos importantes a los que pasar revista. Es importante, sin embargo, tener en cuenta una serie de recomendaciones:
  •  Ha de ser breve, de la extensión de un folio por ambas caras
  • Ha de establecerse un modelo o plantilla de los asuntos más importantes a tratar cada semana. Si alguno de ellos no se trata se dejará en blanco ese epígrafe y en “otros” se tratará el nuevo asunto.
  • Se ha de ser sistemático en cada semana en tener la reunión, en hacerla breve y en completar la reseña.
A modo de ejemplo algunos asuntos a tratar serían los siguientes: situación de alguna obra problemática, progresos en la semana, acciones comerciales a realizar en la semana y las realizadas en la semana anterior, si existieran algún problema de pagos o cobros inmediato, tratarlo en esta reunión, etc.…, como dijimos antes cada empresa deberá decidir su propio modelo.

2.     CUADERNO DE MANDO.

Es el documento que, de forma general, se ha de preparar como base de la reunión a mantener, por tanto, en el mismo, en pura lógica, estarían también incluidos tanto el cuadro de mando como los balances contables, sin embargo, dada su especial importancia, se tratarán aparte con más detalle.
La información mínima a contener, a criterio de este consultor, es la siguiente:
  • Cartera de la empresa, es decir, la relación valorada de los pedidos por atender. Se ha de relacionar la información mensual, anual e hiperanual.
Un ejemplo podría ser el siguiente:

 OBRA EJECUTADA
PENDIENTE
OBRA
ADJUDICACIÓN
MES ANTERIOR
EN EL MES
EN EL AÑO
SIGUIENTES
Nº 1
1.000.000 €
500.000 €
100.000 €
200.000  €
200.000 €
Nº 2
2.000.000 €
1.000.000 €
200.000 €
1.400.000 €
300.000 €






TOTAL
5.000.000 €
2.000.000 €
500.000 €
1.800.000 €
700.000  €

              Si se desea, la cartera para los siguientes años se puede detallar más, en lugar de englobarlos en una sola casilla.
  • Situación  de tesorería. El responsable financiero preparará un cuadro en el que se reflejen los cobros y pagos pendientes para el próximo trimestre y la necesidad o no de recurrir a la línea de crédito de la empresa.
  • Gestiones comerciales realizadas en el periodo. Lo más cómodo es presentar la relación de obras estudiadas, tanto particulares como oficiales, sumado su importe en el periodo. Como se verá cuando se hable del departamento de estudios, analizando el volumen de ofertas presentadas y comparándolo con el volumen de adjudicaciones, se pueden tomar decisiones importantes
  • Informe general de maquinaria, sobre reparaciones, estado, etc.
  • Informe general de instalaciones, conteniendo los mismos aspectos anteriores.
En las reuniones anuales o estratégicas se presentarán también sendos informes sobre:
  • Cumplimiento anual de objetivos
  • Planteamiento de objetivos para el  ejercicio siguiente.

3.     CUADRO DE MANDO

3.1 GENERAL

Este es quizá el documento más importante para tener un control de la productividad de la empresa.
Se trata de un documento, en forma de cuadro (como su nombre indica) en el que se reflejan los ingresos y costes de la empresa.
La forma más eficiente de prepararlo es en forma piramidal, es decir, de más resumidos los informes a menos resumidos.
Como ya dijimos en su momento al hablar de los costes de estructura, la opinión de este consultor es que los únicos ingresos a considerar en la empresa son los producidos en las obras, o bien en la maquinaria o instalaciones trabajando para terceros, no para la propia empresa, por tanto, los descuentos por “rappel” comercial u otros ingresos financieros han de considerarse como costes negativos. Con este criterio existen dos formas de presentar el cuadro de mando:
  • Considerando como costes de las obras los proporcionales debidos a la estructura central, lo mismo para la maquinaria o instalaciones trabajando para terceros.
  • Considerando como costes de las obras sólo hasta los indirectos de las mismas, no teniendo en cuenta los proporcionales (lo dicho vale para la maquinaria e instalaciones trabajando para terceros). En este caso habrá que añadir los costes de los departamentos centrales para obtener el coste total de la empresa.
Veámoslo con un ejemplo. Siguiendo el modelo de empresa que tratamos en el artículo CONTROL DE COSTES DE ESTRUCTURA, es decir, una empresa con el siguiente organigrama:


DIRECCIÓN GENERAL


DIRECCIÓN FINANCIERA
RECURSOS HUMANOS
CONTABILIDAD
DIRECCIÓN COMERCIAL

DIRECCIÓN DE MAQUINARIA E INSTALACIONES
MAQUINARIA
INSTALACIONES
DIRECCIÓN DE CONSTRUCION
DELEGACION 1
OBRAS 1
DELEGACION 2
OBRAS 2







 El cuadro de mando en el primer caso, es decir, considerando como costes de las obras, maquinaria e instalaciones los proporcionales de estructura central podría tener la siguiente estructura:

NIVEL 1

INGRESOS (3)
COSTES (1), (2)
MES
ORIGEN
MES
ORIGEN
OBRAS 1




OBRAS 2




MAQUINARIA A TERCEROS




INSTALACIONES A TERCEROS




SUMAS




RESULTADO




(1)     Incluidos los proporcionales en las obras
(2)    Incluidos los indirectos y proporcionales en la maquinaria. Los costes de maquinaria según la hora estándar establecida
(3)    Por obra ejecutada considerando las provisiones según se dijo anteriormente (CONTROL DE COSTES EN OBRAS DE CONSTRUCCIÓN 3ª PARTE)

En posteriores niveles se pueden detallar más los costes de las obras.
     En el segundo caso, es decir, no considerando los costes proporcionales ni de las obras ni de la maquinaria e instalaciones a terceros tendremos:

NIVEL 1

INGRESOS (3)
GASTOS (4), (5)
MES
ORIGEN
MES
ORIGEN
DIRECCIÓN GENERAL




DIRECCION FINANCIERA




DIRECCIÓN COMERCIAL




DIRECCIÓN MAQ. E INST.




DIRECCIÓN DE CONSTRUC.




DELEGACION 1




DELEGACIÓN 2




OBRAS 1




OBRAS 2




MAQUINARIA A TERCEROS




INSTALACIONES A TERCEROS




SUMAS




RESULTADO




(3)    Por obra ejecutada considerando las provisiones según se dijo anteriormente(CONTROL DE COSTES EN OBRAS DE CONSTRUCCIÓN 3ª PARTE)
(4)    Sin incluir los indirectos ni proporcionales en las obras
(5)    Sin incluir los proporcionales en la maquinaria. Los costes de maquinaria según la hora estándar establecida

En posteriores niveles se pueden detallar más los costes de las obras así como de los departamentos.

3.2 DE MAQUINARIA E INSTALACIONES

                Hasta ahora se ha insistido mucho en considerar exclusivamente como ingreso los trabajos de maquinaria e instalaciones realizados para terceros.
                Sin embargo, para tener un control completo de estos departamentos, será necesario hacer un cuadro de ingresos y costes de las mismas considerando tanto los ingresos externos como los internos, es decir, por trabajos para las obras de la empresa. En este caso, como costes, se introducirán los indirectos o centrales de su propia división y se añadirán los proporcionales de oficina central.
                El modelo podría ser el siguiente:

NIVEL 1

INGRESOS (3)
GASTOS (6
MES
ORIGEN
MES
ORIGEN
DIRECCIÓN MAQ. E INST.




DIRECCIÓN DE CONSTRUC.




MAQUINARIA EN OBRAS




INSTALACIONES EN OBRAS




MAQUINARIA A TERCEROS




INSTALACIONES A TERCEROS




SUMAS




RESULTADO




(3)    Por obra ejecutada considerando las provisiones según se dijo anteriormente (CONTROL DE COSTES EN OBRAS DE CONSTRUCCIÓN 3ª PARTE)
(6)    Sin incluir los indirectos incluyendo los proporcionales tanto en maquinaria como en instalaciones.

En posteriores niveles se pueden detallar más los costes de las obras así como de los departamentos.

3.3 RECOMENDACIONES PARA EL TIPO DE CUADERNO DE MANDO A USAR EN LAS DISTINTAS REUNIONES.

En las reuniones mensuales de seguimiento de la empresa este consultor considera que es válido el primer modelo, es decir, considerando los costes proporcionales de las obras, maquinaria e instalaciones  a terceros, mientras que en la reunión anual, en la cual se disponen de datos más exactos, se usará el segundo modelo, es decir, no considerando los costes proporcionales ni de obras ni de maquinaria o instalaciones trabajando para terceros, pero añadiendo otros departamentos.
La razón es muy simple. Se trata de que mes a mes coincidan los resultados que presenta el  Jefe de Obra (o los responsables de maquinaria e instalaciones) con los del cuadro de mando. No obstante si se viera que la hipótesis inicial sobre dichos costes proporcionales no es correcta, se usaría el segundo modelo corrigiendo el coeficiente proporcional a aplicar y, por consiguiente, el resultado de las obras.
Algo similar se podría decir de la maquinaria si por alguna avería excepcional, subida excesiva de los combustibles, etc., cambia el costo horario estándar.

4.     BALANCES CONTABLES

Mensualmente se usará un balance de comprobación y anualmente uno de cierre. La diferencia entre uno y otro estriba, en primer lugar en considerar los impuestos a los beneficios de la empresa y algún posible ajuste a la amortización de la maquinaria.
Mensualmente se pueden presentar los balances completos o resumidos, siendo las cuentas más importantes:
·      Pérdidas y ganancias
·      Clientes (es decir, lo que nos deben dichos clientes)
·      Proveedores (es decir, lo que la empresa debe a sus suministradores)
·      Bancos
Quedará al criterio del gerente la forma de presentar los balances mensuales, lo que queda claro es que no debe ser motivo de análisis las otras cuentas como deudas a largo plazo, situaciones del inmovilizado, etc., los cuales serán analizados en la reunión anual.

5.     USO DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS EN LAS REUNIONES GERENCIALES

Todo lo dicho anteriormente puede generar una gran cantidad de papel a preparar mensualmente –no así semanalmente, ya que se intentará que toda la información quede comprendida en un folio- y dicho papel tiene una vida relativamente corta, por lo que este consultor recomienda usar las nuevas tecnologías en las reuniones.
Dichas nuevas tecnologías pueden ser la de una pantalla en la que se proyecten los datos, pantallas individuales para los participantes, los cuales pueden estar en red, etc.
La tendencia moderna es la oficina sin papeles, los cuales, aparte del deterioro al medioambiente, necesitan espacio para su almacenamiento.