CÓMO REALIZAR EL CONTROL DE COSTES EN OBRAS DE CONSTRUCCIÓN. PARTE II

Una vez analizados los distintos los distintos tipos de coste de la obra seguimos con las consideraciones que ya enuncié en la primera parte de este mismo estudio

6.   CODIFICACIÓN. VENTAJAS. RELACIONES CON LA CONTABILIDAD DE LA EMPRESA.

      

7.     CONSIDERACIONES SOBRE LA SEGURIDAD Y SALUD.

6.   CODIFICACIÓN. VENTAJAS. RELACIONES CON LA CONTABILIDAD DE LA EMPRESA.

Una vez que hemos establecido el esquema de costes en una obra tenemos que tener en cuenta otro punto muy importante que es la codificación, la cual, como después veremos, va a tener mucha importancia en las relaciones con la contabilidad de la empresa.

Los códigos que debemos usar son los siguientes:

·         De la obra en sí misma

·         De los clientes

Atardecer en la Ría del Burgo (Perillo)

·         De proveedores y subcontratistas.

·         Dentro del tipo de coste una clasificación razonable que nos permita hacer clasificaciones u obtener ratios.

·         De las unidades de obra.

Veamos en detalle cada uno de ellos

6.1 Codificación de las obras

                Es la primera codificación que se debe hacer, dependiendo del tamaño de la empresa y del volumen de obras requerirá que se precise más o menos información. Por ejemplo, es distinto que la empresa tenga obras en diferentes provincias, con distintos clientes, que se circunscriba al ámbito local.

                Se escogerá el número de dígitos necesario para este requisito, si queremos que en el número aparezca toda la información. Otro sistema puede ser tener otra base de datos independiente que, con sólo el número de referencia de la obra nos facilite toda la información.

Ejemplo: AABBBCCDDDD000000, con la siguiente explicación:

AA	Centro de actividad, obra, maquinaria, instalaciones, etc
BBB	País
CC	Provincia o distrito
DDDD	Cliente
000000	Número de orden

               

Como dije antes, se puede usar una codificación exclusivamente secuencial vinculada a una base de datos con todos los detalles de la obra, como los mencionados antes de país, cliente y otros. En cualquier caso, en alguna parte de la codificación es conveniente que aparezca algún dígito o carácter que nos diferencie si se trata de una obra o de una instalación o maquinaria.

Queda a criterio del consultor proponer un sistema u otro dependiendo de las características de la empresa.

6.2 Codificación de los clientes.

Al igual que en el caso anterior es interesante disponer de un código de cliente, vinculado nuevamente a una base de datos, en la que se disponga de las reseñas más importantes de los mismos, tanto datos fiscales, como de contactos, teléfonos y, lo que es más importante, los trabajos que la empresa ha realizado o está realizando con ellos.

Nuevamente las posibilidades son muy amplias y el consultor propondrá la que estime más oportuna.

6.3 Codificación de proveedores y subcontratistas.

En este caso, aparte de tener los datos generales del proveedor o subcontratista, tal como fiscales, de contacto, etc… puede ser de interés tener controlado, de forma centralizada, en cada momento el volumen de trabajos que tenemos contratado con cada uno de ellos, para tener analizado el riesgo de excesiva carga de trabajo del proveedor o subcontratista y que no nos pueda atender adecuadamente.

6.4 Codificación del tipo de coste.

Evidentemente no es necesario codificar si el coste es directo, indirecto o proporcional, ya que sólo pueden tener un destino bien determinado, es decir, los directos a las unidades de obra y los otros dos a sus epígrafes correspondientes. A Partir de aquí, casa coste tendrá una clasificación de primer nivel por letras, tal como se muestra a continuación:

Cisnes en la Ría del Burgo (Perillo)

MAT	Materiales
MAN	Mano de obra
MAQ	Maquinaria
SUB	Subcontratación
VAR	Varios

Lo que es importante a partir de aquí es crear una clasificación razonable de cada uno de los costes. Para ello se puede usar, o bien la experiencia de la empresa o usar alguna base de datos, preferentemente las que trabajan en formato FIEBDC (Formato Intercambio Estándar Bases de Datos de Construcción). Algunos ejemplos de ellas son

http://www.presupuesta.com/

En ella se pueden encontrar multitud de bases de datos en este formato

http://www.preoc.es

Esta base de datos es ampliamente conocida y usada, a modo de muestra:

U01AA005  sería la hora de un encargado, en donde:

U	Precio unitario
U01	Mano de Obra
U01AA	Albañilería
U01AA005	Corresponde al encargado

6.5 Codificación de las unidades de obra

Evidentemente, con toda seguridad las unidades de obra traen una codificación desde el proyecto, la cual se debe respetar en las certificaciones o facturas al cliente. Sin embargo, es muy interesante disponer de una clasificación interna de unidades de obra, de tal manera que se disponga de una base de datos como experiencia y saber hacer de la empresa, la cual pueda ser usada para futuras ofertas y licitaciones, teniendo mayor certeza sobre los costes reales.

A medida que pasa el tiempo, aumenta el número de obras, cambian algunos responsables de la empresa constructora, es difícil buscar de forma fácil datos de obras anteriores si no las tenemos adecuadamente clasificadas y codificadas. En efecto, no es lo mismo entrar en la base de datos y buscar costes de la unidad D02TK251 (m³ compactado tierra con aporte), que empezar a buscar obras en las que se hayan realizado compactaciones.

                Las ventajas de la codificación son innegables, por un lado tener ordenados todos los costes y disponer de forma fácil de la experiencia de la empresa. Evidentemente alguien pensará que es un trabajo difícil el de esta codificación. La experiencia de este consultor artesanal le dice que es muy sistemática y sencilla una vez que se ha empezado y este pequeño esfuerzo es compensado con las ventajas de las que disfrutará la empresa.

                Una vez hecho este trabajo de codificación es bien sencillo trasladar los datos a contabilidad, ya que, en este caso, se manejan muchos menos códigos y se puede hacer una correspondencia inmediata. Por ejemplo, supongamos que hemos usado el código A02FA513 para denominar al m³ de hormigón HM 20 plástico de árido 40 suministrado desde central (HORM. HM-20/P/40/ IIa CENTRAL), se puede hacer una correspondencia y  todos los materiales que empiecen con A02F que contabilidad los anote en una cuenta de la serie 601 “Compras y gastos”. Asimismo, al ser un gasto MAT, deberá pertenecer en contabilidad a estas cuentas de la serie 601.

7.     CONSIDERACIONES SOBRE LA SEGURIDAD Y SALUD.

Ya se hizo un comentario con anterioridad relativo a este aspecto, al hablar, sobre todo, de los señalistas de obra.

La legislación española, en las obras de construcción, exige un estudio de seguridad y salud en cada uno de los proyectos valorado. Si el importe de la obra es pequeño puede bastar con un estudio básico.

En muchas ocasiones se considera este estudio como un mero trámite, usando la técnica de “copia y pega” de otros proyectos e, incluso, la valoración no se hace de acuerdo con la realidad, ya que se incluye valoración de cascos, botas de agua, etc… y se olvidan aspectos importantes como la de señalización mediante señalistas en carreteras o “pilotos” en ferrocarriles.

Ya dije antes que la recomendación de este consultor es la de incluir en el máster o reestudio de la obra una nueva unidad de obra, si esta no existiera, en la que se vayan anotando de forma ordenada todos los gastos que se producen en la misma por este concepto.

Una vez más insisto que esta es la única forma de conseguir una información completa, precisa y detallada de todas las actividades de la constructora, de forma que se tomen siempre las decisiones adecuadas. En efecto, el responsable de estudios o de ofertas sabrá en cada momento lo que cuesta esta actividad y no se limitará a poner un porcentaje más o menos a “ciegas”. Podría suceder que el gerente detectara, en aras de la productividad y lo que gasta la empresa en señalistas, que puede ser interesante la compra de algunos robots que sustituyan a estos trabajadores.

Para resolver este u otros problemas de tu empresa constructora, no dudes en ponerte en contacto con nosotros en www.jigconsultor.com. Te atenderemos con mucho gusto

CÓMO REALIZAR EL CONTROL DE COSTES EN OBRAS DE CONSTRUCCIÓN. PARTE I

 1.     INTRODUCCIÓN

 2.     ESQUEMA GENERAL DE LA OBRA. DISTINTOS TIPOS DE PRESUPUESTOS.

 3.     PRESUPUESTO A MANEJAR EN UNA OBRA.

 4.     CLASIFICACIÓN GENERAL DE LOS COSTES DENTRO DE UNA OBRA.

 5.     DESCRIPCIÓN DE LOS COSTES DENTRO DE UNA OBRA

 1.     INTRODUCCIÓN

                Aunque, como es evidente, hay que llevar un estricto control de todos y cada uno de los departamentos de una empresa constructora, como de todas las empresas en general, hay que destacar que el corazón de dicha empresa constructora son las obras, por ser su principal unidad productiva (más adelante veremos que pueden existir también ingresos externos por la maquinaria o las instalaciones). De esta forma habrá que prestarle mayor atención.

                Las obras de construcción tienen la particularidad de su gran casuística, es decir, tenemos multitud de tipos diferentes, hasta poder casi afirmar que son muchas las diferencias entre unas y otras, empezando por la tipología de las mismas, hasta terminar por el cliente. Sin embargo tenemos en todas ellas ciertos rasgos comunes, que nos permitirán crear ciertos esquemas para programar su control.

                En este artículo pasaremos revista, de acuerdo con mi experiencia como director o como consultor artesanal a los siguientes aspectos:

•        Esquema general de la obra. Distintos tipos de Presupuestos.
•        Presupuesto a manejar en una obra.
•        Clasificación general de los costes dentro de una obra.
•       Clasificación de los costes dentro de una unidad de obra
•        Descripción de los costes dentro de una obra
•       Codificación. Ventajas. Relaciones con la contabilidad de la empresa
•       Consideraciones sobre la seguridad y salud.
•       Ingresos de una obra. Obra ejecutada, Provisiones de obra. Facturación.   
•       Momento de anotar los costes. Albaranes.
•      Coste de los intereses de financiación.
•       Programas informáticos de control de obra.
•      Dificultades para la puesta marcha de un nuevo sistema de control de costes en obra.
•       Bibliografía recomendada

2.     ESQUEMA GENERAL DE LA OBRA. DISTINTOS TIPOS DE PRESUPUESTOS.

El esquema inmediato para empezar con el control de costes de una obra es partir de su presupuesto. Pero ¿qué presupuesto? A partir de aquí vamos a suponer que toda obra consta de un proyecto de ejecución valorado. Esto es obligatorio para las obras con la Administración y para grandes clientes industriales y puede ser asimilado a pequeñas obras a particulares, ya que, en este caso, el contratista, para hacer la oferta final, ha realizado cierta descomposición de la obra que va a realizar para analizar lo que le va a costar y poder así realizar su presupuesto.

Por tanto, se supone que disponemos de un presupuesto de ejecución valorado, que en los casos más habituales estará realizado de la siguiente forma:

 

PRESUPUESTO
Presupuesto de ejecución material	A €
Gastos Generales	%GG*A €
Beneficio Industrial	%BI* A €
Presupuesto de ejecución por contrata	B = A + %GG*A + %BI *A €
	B = A *(1+ %GG + %BI ) €

Siendo el presupuesto de ejecución material la suma de las distintas unidades de obra valoradas. A su vez la valoración de cada unidad de obra es el resultado de multiplicar su cantidad por un precio unitario

PRESUPUESTO DE EJECUCIÓN MATERIAL
			Importe = Cantidad * precio unitario
Unidad de obra 1	Cantidad 1	Precio unitario 1		Importe 1 €
Unidad de obra 2	Cantidad 2	Precio unitario 2		Importe 2 €
…	…	…		…
Unidad de obra n	Cantidad n	Precio unitario n		Importe  n €
TOTAL PRESUPUESTO DE EJECUCIÓN MATERIAL				Suma de importes € = A

Es decir, el presupuesto de ejecución material en el proyecto es la suma de todos los insumos previstos (ejecución material), a lo que hay que sumar los gastos generales de la empresa y los beneficios lógicos sobre la producción.

A la hora de ofertar a la Administración, o a los grandes clientes, la empresa constructora o contratista suele hacer una baja sobre este presupuesto de ejecución por contrata, creando el presupuesto de adjudicación.

 

PRESUPUESTO
Ejecución por contrata	B €
Baja	%baja*B €
Adjudicación	C = B - %baja * B €
C = B* (1 - %baja ) €;  C = A *(1+ %GG + %BI - %baja ) €

                En algunos casos especiales, como pequeñas obras a particulares, no se hace el procedimiento anterior, sino que se parte ya del presupuesto de adjudicación. A partir de ahora nos referiremos, para simplificar, a este presupuesto de adjudicación como simplemente ADJUDICACIÓN.

3.     PRESUPUESTO A MANEJAR EN UNA OBRA.

Una vez dentro de la obra nuestro presupuesto va a ser reconformado de otra forma para su más fácil seguimiento. Se va a preparar un nuevo presupuesto, idéntico en importe al anterior, pero en el que cada unidad de obra se le va a aplicar los porcentajes de gastos generales, beneficio industrial y baja de adjudicación.

PRESUPUESTO DE ADJUDICACIÓN		PRESUPUESTO EN OBRA
Unidad de obra 1	Importe 1 €	Unidad de obra 1	Importe 1 * K
Unidad de obra 2	Importe 2 €	Unidad de obra 2	Importe 2 *K
…	…	…	…
Unidad de obra n	Importe  n €	Unidad de obra n	Importe n * K
EJECUCIÓN MATERIAL	A = Suma de importes €	ADJUDICACION	Suma Importe i*k
Gastos Generales	%GG*A €
Beneficio Industrial	%BI* A €
EJECUCIÓN POR CONTRATA	B = A + %GG*A + %BI *A €
Baja	%baja*B €
ADJUDICACIÓN
Coeficiente K	K =1 + %GG +% BI -%baja

Es decir, obtenemos un nuevo presupuesto, idéntico en importe al  de adjudicación, el cual es el resultado de multiplicar cada uno de los importes de cada unidad de obra por el coeficiente “K” y sumar todos ellos.

Carga de pequeño "Bull-Dozer" en camión 1

Evidentemente se podría haber elegido algún otro sistema, por ejemplo seguir un esquema similar al de proyecto y comparar  los gastos generales que figuran en este con los de la empresa. Esto ya no se lleva a cabo desde hace bastante tiempo, ya que dentro de los gastos generales como los considera en proyecto, vienen incluidos y sin discriminar dos tipos de costes que desarrollaremos más adelante, los cuales son:

·         Costes indirectos de obra

·         Costes de estructura central, los cuales muchas veces se llaman también gastos generales, con lo que se crea cierta confusión

En cualquier caso será la última decisión del consultor el recomendar otro sistema si estima que esto es más ventajoso para la empresa

4.     CLASIFICACIÓN GENERAL DE LOS COSTES DENTRO DE UNA OBRA.

Una vez que hemos decidido el  esquema de presupuesto para el control de la obra, uno de los trabajos más importantes que tiene que hacer el responsable de la misma (normalmente llamado Jefe de Obra) les hacer un primer análisis de la misma, comparando el presupuesto con lo que él estima que va a costar la obra.

Se suele denominar a esta actividad la elaboración del “MASTER 0” (los siguientes números de este máster corresponderán a posteriores revisiones). Evidentemente será tanto más verídico dicho máster, cuanto más ciertos sean los datos que se introduzcan en el mismo.

La estructura de los costes del máster la los vamos a dividir en:

·         Costes directos

·         Costes indirectos

·         Costes proporcionales o de estructura central

Los cuales serán comparados con los del presupuesto según el siguiente esquema:

	ADJUDICACIÓN	MÁSTER
Unidad de obra 1	Importe 1 * K	Coste directo 1
Unidad de obra 2	Importe 2 *K	Coste directo 2
…	…	…
Unidad de obra n	Importe n * K	Coste directo n
ADJUDICACION	Suma Importe i*k	Costes indirectos
		Costes proporcionales
		Suma de costes
Resultado de obra	ADJUDICACIÓN – SUMA DE COSTES

                Es decir, se tratará de comparar la suma de costes de la obra con el presupuesto  de adjudicación y obtener el resultado de la misma, si fura positivo (adjudicación mayor que costes) se obtiene un beneficio o si fuera negativo (adjudicación menor que costes) se obtendría una pérdida, nunca deseable en ningún negocio.

                A partir de esta base empezaría el análisis para tomar las decisiones oportunas, para evitar las pérdidas o para aumentar el beneficio.

5.     DESCRIPCIÓN DE LOS COSTES DENTRO DE UNA OBRA

5.1 Costes directos

                Hemos visto que los costes directos en una obra se aplican para comparar los mismos con los importes de las unidades de obra provenientes del proyecto (multiplicadas por el coeficiente “K” del que ya hablamos).

Los costes directos de una obra se pueden clasificar en

·                    Materiales. Se consideran en este epígrafe todas las materias primas que se emplean en cada una de las unidades de obra de la obra. Productor que han tenido una elaboración previa, como el hormigón o las mezclas bituminosas fabricadas, bien en obra, bien por otros, se consideran también como materiales. En este epígrafe se anotará un coste por m³ (u otra unidad de medida) valorados. El control de las instalaciones de obra pertenecientes a la empresa se llevaran de forma aparte, de las que hablaremos en su lugar correspondiente

·                    Mano de Obra. Son los medios humanos que intervienen directamente en la producción de las unidades de obra. Aunque no está legalmente permitido, es práctica habitual el emplear en dichas unidades de obra a personal de algún subcontratista, al que se le abonan sus servicios por horas de administración, aunque la mayoría de las veces se disimula este aspecto en la factura, bajo algún epígrafe ficticio. En este caso, aunque es un trabajo adicional para el administrativo de obra, considero que es más correcto imputar esa parte de la factura como mano de obra, de cara a obtener una base de datos cierta sobre rendimientos de las unidades de obra. Otro problema adicional sería el cuadre con la mano de obra en contabilidad, ya que no coincidiría, ya que de cara a contabilidad, al aparecer esta mano de obra en factura de un subcontratista, sería subcontratación.

Carga de pequeño "Bull-Dozer" en camión2

Merece especial mención el caso de señalistas en las obras de carreteras,  y de los que volveremos a hablar al hacerlo de la seguridad y salud. Si en el proyecto inicial, como suele ser habitual, aparece un capítulo dedicado a esta actividad, su coste deberemos incluirlo aquí. Si por alguna razón especial este capítulo no existiera, por ejemplo el cliente quiere que esta actividad se distribuya proporcionalmente en cada unidad de obra, se pueden tomar dos caminos:

o   Añadir en el máster un nuevo capítulo de seguridad y salud aunque no figure en el proyecto. Esta es la recomendación de este consultor.

o   Tratar de aplicar el gasto en cada unidad correspondiente o repartirlos proporcionalmente. Como dije antes creo que no es la mejor solución

·                    Maquinaria. Son todos los medios mecánicos, propios o subcontratados que intervienen cada una de las unidades del proceso productivo. Se usará aquí una tarifa horaria, aunque la maquinaria sea la propia de la empresa. El control de la maquinaria de la empresa se tratará en comentario aparte. Para la maquinaria subcontratada se anotará en este epígrafe, y no en subcontratación. En este caso, aunque el contratista nos esté haciendo otros trabajos en la obra, presentará una factura independiente por estos trabajos.

·                    Subcontratación.  Son las actividades que nos hacen de forma completa otra empresa como subcontratista. Más arriba, al hablar de mano de obra hice un comentario al respecto

·                    Varios. Este es un tipo de coste que no me gusta en principio utilizar, aunque reconozco que puede ser necesario. Digo que no me gusta utilizar porque muchas veces se emplea como un “cajón de sastre” en donde todo cabe, es decir, a la menor duda sobre un concepto se mete en varios. Con ello estamos perdiendo parte de las bondades del sistema, que es la de controlar realmente la actividad de la obra para tomar decisiones.

¿Qué gastos pueden ser considerados como varios, que no sean indirectos?. La respuesta inmediata es la pequeña herramienta de mano que se facilita a los trabajadores, aunque muchas veces se prefiere considerar un almacén de obra y disponer de esta herramienta en dicho almacén y su costo ser considerado como indirecto. Para el resto de posibles conceptos vamos a responder con un ejemplo. Supongamos que en la unidad de obra “Material para Terraplén procedente de Préstamos”, se requiere pagar un canon por el uso de una cantera. El importe de dicho canon lo anotaríamos, dentro de la unidad mencionada de obra, en varios.

5.2   Costes indirectos

Se consideran como costes indirectos todos aquellos que son necesarios para la realización de la obra, pero que son difícilmente atribuibles a unidades de obra en concreto. Sirvan como ejemplo el cote de las oficinas de obra, del ingeniero topógrafo de la misma, etc…

Para los costes indirectos hacemos la misma distribución que en los directos:

·                    Materiales.  Aquí se anotaría el almacén de pequeña herramienta, caso de que se haya considerado conveniente que éste exista. Las casetas de obra propiedad de la empresa (el costo horario o de alquiles establecido) deben aparecer en este apartado.

·                    Mano de Obra. Nuevamente son los medios humanos que intervienen en la obra, en este caso  serían, entre otros, el Jefe de Obra, encargado, topógrafo, administrativo, etc… En el caso particular que un capataz atienda exclusivamente una serie de unidades de obra, su costo, se debe repartir en las unidades de obra que atiende y no en toda la obra. Esto no se suele hacer así por la dificultad adicional que encierra y, porque muchas veces, los programas informáticos, no permiten esta facilidad.

·                    Maquinaria. Básicamente son los vehículos de desplazamiento del personal indirecto de obra, aunque podría haber otros, por ejemplo una furgoneta que se encargue de repartir diariamente la herramienta de mano a los trabajadores. Dichos vehículos pueden ser propios de la empresa o, más modernamente, subcontratados a empresas especializadas. En el caso de usar vehículos destinados a la seguridad y salud, como por ejemplo furgonetas con aguadores, o baños portátiles, se anotarán en el capítulo de seguridad y salud. En otro caso se procederá tal como se mencionó en el epígrafe de mano de obra, al hablar de los señalistas de seguridad y salud.

·                    Subcontratación. Desde el alquiler de las oficinas o casetas de obra, hasta el servicio de vigilancia de la misma o la limpieza de dichas oficinas

·                    Varios. Si hacíamos una advertencia de precaución al usar este apartado en los costes directos, hay que volverla a repetir y aún aumentar en el caso de los indirectos. En este caso se recomienda que las empresas creen un catálogo de estos costos varios indirectos, por ejemplo:

o   Fianza de la obra

o   Gastos de inauguración

o   Licencias y tasas

o   Teléfonos

o   Luz de la oficina

o   Etc…

Se trata, como se ha dicho en otras ocasiones, tener información clara y veraz sobre los costes de la obra en cada momento

5.3 Costes proporcionales

Algunas veces se les llama a estos costes “tasas de oficina central”, que serán tratadas en su momento. Simplemente es un porcentaje sobre el importe de la obra ejecutada, que será anotada mes a mes.

Para resolver este u otros problemas de tu empresa constructora, no dudes en ponerte en contacto con nosotros en www.jigconsultor.com. Te atenderemos con mucho gusto